Si proposeu una solució a un problema de llarga data, és probable que el vostre gestor us demani que enviï una proposta formal. Tot i que la durada varia en funció de la informació que necessiteu cobrir, la majoria de les propostes formals consisteixen en certs components importants similars als dels informes formals. Aquestes generalment inclouen les parts prefabricades, cos i complementàries. Com indica el seu nom, la part prefactòria de la proposta introdueix el lector al concepte.
Detalls del títol
La mosca del títol és la primera pàgina de la proposta que se situa immediatament després de la portada que porta res més que el títol. A continuació, es mostra la pàgina del títol, que, a més del títol, porta els noms de l'escriptor i la persona que va autoritzar l'autor a presentar la proposta, juntament amb la seva designació, adreça oficial i dades de contacte. Aquesta pàgina també hauria de portar la data de la presentació de la proposta.
Cartes
Les propostes autoritzades per escrit han de contenir la carta d'autorització immediatament després de la pàgina del títol. A continuació, se segueix la carta de difusió o carta de presentació escrita per la persona que escriu la proposta. La carta de presentació ha d'adreçar-se al destinatari i identificar la proposta pel seu títol. Aquesta carta formal generalment proporciona informació sobre el propòsit del document, sense entrar en els detalls del que cobreix o les conclusions a les quals ha arribat l'autor. L'escriptor pot utilitzar la carta de presentació per reconèixer l'ajuda que va rebre en la preparació de la proposta.
Taula de continguts
La taula de continguts proporciona un resum de l'estructura de la proposta. Conté una llista completa dels encapçalaments del document, juntament amb el número de pàgina corresponent al costat de cadascun. És vital alinear aquests encapçalaments amb suficients llacunes i líders per donar una clara mostra d'informació. Si la proposta conté una quantitat significativa de figures, taules, gràfics o altres ajuts visuals, haurien de figurar en una pàgina separada com a "Llista d'il·lustracions" immediatament després de la taula de continguts.
Resum executiu
Aquesta part conté informació concisa sobre els continguts que apareixen a la proposta. Seguint el esquema que es proporciona a la taula de continguts, el resum executiu introdueix el tema, proporciona dades rellevants i resumeix les conclusions i recomanacions de la persona que fa la proposta. El propòsit d'aquest resum és proporcionar una visió d'ocell del tema per a una revisió ràpida d'executius ocupats. Tot i que això apareix davant el cos principal de la proposta, és més fàcil compondre aquesta última part, després de configurar tot el document.
