Dissenyar un sistema de control intern per a la vostra empresa requereix planificació i comprensió de les operacions detallades de l'empresa. Els controls interns serveixen per a diversos propòsits, però els principals són garantir que el negoci funcioni com es pretengui i evitar oportunitats per als empleats de malversats de béns o diners. Els controls interns permeten a un empresari la tranquil·litat de saber que tot funciona correctament sense haver de supervisar personalment totes les facetes de l'operació.
Reviseu cadascun dels processos principals del vostre negoci: producció, gestió d'inventaris, comptes a cobrar, comptes a pagar, reconciliació bancària i qualsevol altre procés en què es pugui produir un frau per robatori o ocultació. Posi noms o títols de treball en cada part del procés que un individu sigui responsable. Si no esteu segur de com funciona un procés, passa el temps "al camp" i mira el procés o feu preguntes als responsables.
Avalueu cada pas de cada procés per a debilitats de control que permetin l'oportunitat de robar els actius de la companyia. Centreu-vos en àrees on una sola persona té tant la custòdia dels actius com la seva comptabilitat. Per exemple, si un empleat té control sobre la caixa registradora i també s'encarrega de reconciliar-lo al final de la nit, l'empleat té l'oportunitat de robar diners i ocultar-los falsificant la reconciliació. Un altre exemple és tenir un empleat únic responsable d'obrir el correu entrant i també ser responsable d'enregistrar els xecs de comptes per cobrar que arriben per correu.
Canvieu els procediments per a aquelles àrees on heu avaluat els controls interns febles. Separeu la funció de custòdia de la funció d'informes sempre que sigui possible. Si bé és possible que no tingueu suficients empleats perquè diferents persones facin cada treball, hi ha funcions alternatives entre els empleats que haureu de separar les funcions incompatibles sempre que sigui possible.
Documentar els nous procediments i familiaritzar els empleats amb ells. Sol·liciteu comentaris dels empleats sobre l'eficàcia dels nous procediments. És important assegurar-se que els procediments tinguin sentit des d'un punt de vista empresarial i operatiu i no només com un control. Ajusteu els procediments segons els comentaris, però sempre teniu en compte el propòsit dels controls.
Implementeu una política de vacances obligatòria, si encara no ho heu fet. La majoria dels problemes de robatori crònic en les empreses es poden continuar perquè ningú mai fa les funcions del lladre.Quan els empleats de robatori es veuen obligats a prendre unes vacances i una altra persona els omple, no poden seguir ocultant el delicte. Aquesta política pot evitar el robatori i descobrir-la si passa.
Consells
-
Avaluar l'eficàcia dels controls interns almenys anualment i millorar-los si és necessari.
Avís
No tingueu por d'implementar controls interns forts perquè temeu que els vostres empleats creguin que no confieu en ells. Els empleats honestos volen treballar en un entorn ben dissenyat.
