Tenir un gerent ben qualificat per ajudar a operar i supervisar tots els departaments és una part essencial d'un negoci exitós. Per exemple, es necessita un administrador per executar el departament de compres. Si vostè passa a ser aquest gerent, llavors ha d'entendre exactament el que fa el departament de compres per a una empresa. En poques paraules, el departament de compres és responsable de realitzar compres comercials, incloent equips, subministraments i qualsevol altra cosa que sigui necessari per mantenir el negoci funcionant sense problemes. El gerent necessita supervisar tots els aspectes d'aquesta funció de treball clau per a l'empresa.
Conserva registres detallats. Per a efectes fiscals, les empreses han de seguir amb compte el seguiment de totes les despeses i elements adquirits. Treballa de prop amb el departament de comptabilitat de l'empresa per mantenir la còpia impresa i els registres electrònics de totes les teves compres. Capaciteu tots els empleats del vostre departament al vostre mètode específic de manteniment i presentació de registres.
Planifiqui amb antelació. Quan es tracta de fer compres, com més aviat es pugui fer, millor. Assigneu un empleat o un grup d'empleats específics per regular tot el que compri el vostre departament i determinar el millor moment per reordenar. Per exemple, vostè i el seu equip poden decidir que un bon moment per reordenar tinta per a l'oficina és quan només hi ha un cartutx de tinta addicional per impressora que queda a la sala de subministrament.
Processi ordres de compra raonables el més aviat possible. Una part dels empleats del vostre departament hauria de ser responsable del processament de comandes de compra enviades des d'altres departaments. Per exemple, el departament de màrqueting pot necessitar una nova computadora ordenada. En el moment de rebre l'ordre de compra, la compra ja s'ha aprovat. Per tant, el vostre equip pot centrar-se en la compra de l'article i en el seguiment de la despesa.
Utilitzeu un bon criteri al gestionar el departament de compres. Una de les funcions clau del vostre treball és processar ordres de compra. Tanmateix, també haureu de prestar atenció al que esteu demanant. En algunes empreses, els altres departaments de l'edifici poden sol·licitar compres excessives o innecessàries que s'espera que facin. Si observeu aquests tipus de compres, haureu de notificar al vostre superior, el director financer, el propietari o el consell d'administració, segons la jerarquia de la vostra empresa.
