Les funcions i responsabilitats d'un departament de facturació varien àmpliament en funció de la indústria en què opera el departament i del client (s) que presta. Tanmateix, els departaments de facturació exitosos i ben gestionats comparteixen algunes constants. Per exemple, un gestor de facturació efectiu ha de mostrar sòlides capacitats de lideratge, demostrar un coneixement pràctic de les col · leccions i les pràctiques de facturació i tenir la capacitat de motivar els membres del personal de forma consistent.
Dissenyeu un calendari de facturació factible per garantir que els cicles de facturació i pagament es completin de manera puntual i d'acord amb els estàndards de control de qualitat. Proporcioneu al personal amb còpies de procediments de política de facturació i un manual d'empresa per fer-ne una referència fàcil.
Supervisa els controls de control de qualitat. Superviseu comunicacions escrites i verbals entre el personal i els clients. Cerqueu el compliment de les col·leccions i els procediments de facturació, així com exemples d'ajustos i cancel·lacions degudament executats.
Implementar cursos de formació per als membres del personal sobre els procediments i normes de l'empresa. Ofereix tècniques de trucades fredes i toves, consells de negociació i formació de programari.
Gestioneu informes sobre les activitats de facturació i recollida. Proporcioneu als clients còpies, no originals, d'aquests informes. Col·loqueu informació a altres departaments de facturació per documentar comptes en un sol lloc.
Reunions regulars de personal. Analitza el volum operatiu i imposa els canvis segons sigui necessari. Mantenir la moral alta en reconèixer als membres del personal que ofereixen un alt nivell de rendiment, mostrar un historial de comunicacions efectives a la gestió i seguir els membres del personal, així com donar una impressió positiva al departament d'organització i facturació.
Consells
-
Actualitzeu el sistema informàtic del departament de facturació a mesura que estiguin disponibles noves tecnologies.
