Els informes financers als accionistes, plans de màrqueting i avaluacions de qualitat són exemples d'informes escrits per a empreses. Un breu informe és com qualsevol altre informe, però amb menys pàgines. Ha d'indicar els objectius principals de l'informe, resumir la informació de fons, revisar les alternatives i recomanar un camí a seguir. Tracte l'informe com a projecte: planifiqueu-lo, escriviu-lo d'una manera senzilla i clara. El curt és bo, perquè és més probable que els partits ocupats o desinteressats, però crucials, ho llegeixin.
Planificació
Conegueu-vos amb superiors per aclarir els requisits, perquè determinaran el format i el contingut de l'informe. Per exemple, un informe d'avaluació del projecte no s'estructurarà de la mateixa manera que un pla de màrqueting o un informe financer.
Investigueu el material de fons, inclosos els documents que se us han proporcionat quan se us ha assignat l'assignació de l'escriptura i el material que recopileu independentment d'Internet, de la biblioteca i de reunions i converses amb grups d'interès (com ara administradors de unitats empresarials, proveïdors i clients).
Prepara la plantilla d'informes, incloent un resum executiu, una introducció, seccions per a alternatives i propostes de solucions, recomanacions i una conclusió.
Contingut
Escriure la introducció. En general, no és més que un paràgraf, la introducció ha d'indicar l'objectiu de l'informe i identificar els problemes clau. Hauria de ser una guia per a la resta de l'informe, però no hauria de resumir-lo. Per exemple, la primera línia podria ser: "L'objectiu d'aquest informe és examinar solucions per als problemes de qualitat en curs a les nostres instal·lacions de fabricació", seguit d'una sinopsi dels principals problemes.
Muntar el cos de l'informe. En l'exemple de la instal·lació de fabricació, les seccions podrien incloure detalls tècnics, una llista de solucions alternatives, així com una anàlisi cost-benefici per a cadascuna, i recomanacions. Un pla d'empresa tindria un conjunt diferent de seccions, com ara la investigació de mercat, l'anàlisi competitiva i les projeccions financeres. Sigui quin sigui el format, les seccions haurien d'estar en ordre lògic perquè el lector no hagi de girar-se cap enrere per sortir del contingut.
Finalitzeu l'informe fent referència als objectius de l'informe. Per a l'exemple de les instal·lacions de fabricació, la conclusió podria ser un pla d'implementació de la solució recomanada. Per a un informe financer, la conclusió podria ser la perspectiva comercial.
Enumereu les referències que esmenten al text identificant la publicació que vénen, el títol, l'autor i la data. Llista d'altres fonts rellevants en una secció de bibliografia o recursos.
Escriu el resum executiu. En aproximadament un paràgraf o dos, resumeixi l'informe perquè un executiu ocupat assumeixi els punts clau i descobreixi els detalls més endavant. Per obtenir un informe financer, el resum executiu podria ser només una taula que mostra les vendes clau i les tendències de beneficis.
Prepara una pàgina de portada amb el títol, la data i els noms i les afiliacions dels autors. Incloeu una taula de continguts per a informes de més de 15 pàgines.
Adreça la carta de transmissió a una persona (un administrador o un agent contractant), no a un departament. Identifiqueu les recomanacions clau de l'informe, proporcioneu la vostra informació de contacte i enumereu els fitxers adjunts.
Consells
-
Les taules, gràfics i càlculs detallats s'han de col·locar com a annex, però s'haurien d'incorporar a l'informe principal les claus d'accés a la clau.
