Les reunions tenen lloc regularment en el món empresarial, i els minuts són els documents oficials que s'utilitzen per a registrar les accions preses i les decisions preses. Ja que els minuts es converteixen en documents oficials als ulls de l'empresa, els canvis que calgui fer a les actes requereixen un addendum. Quan creeu un complement heu de saber quan i com presentar-lo a la comissió de la reunió i afegir-lo als minuts oficials, de manera que no feu aquests canvis pel vostre compte.
Prepareu còpies dels minuts oficials de la darrera reunió, de manera que tots els assistents a la reunió puguin revisar-los.
Retirar les actes a la propera reunió. És habitual que el president de la reunió comenci les coses tot revisant les actes de la reunió anterior. Tots els assistents han de llegir durant les actes i aprovar-los abans de continuar. Si algú té alguna cosa que afegir, canviar o corregir, aquest és el moment adequat per dir-ho.
Escriure els canvis als minuts. Podeu escriure els canvis directament a la vostra còpia de les actes o anul·lar-ne les notes en un paper separat.
Permetre que tots els membres de la reunió acceptin els canvis proposats a l'acta, que s'exposaran a l'addició. Si tothom està d'acord, llavors podeu avançar amb la creació de l'addició de les actes.
Creeu l'addició una vegada finalitzada la reunió. El millor és fer l'addició just després de la reunió, de manera que la informació encara estigui fresca en la vostra ment. Utilitzeu la plantilla de minuts per escriure en la informació de l'addició.
Transcriu els minuts oficials amb l'annex adjunt darrere d'ells als membres del grup de reunions. És possible que no vulgueu esperar fins a la propera reunió per fer-ho, en cas que estigui molt lluny en el futur. Més aviat, envieu una còpia electrònica de les actes i l'addició per correu electrònic al grup i deixeu que els membres coneguin que els seus comentaris o aprovacions són benvinguts. Si tothom al grup aprova les actes amb addició, aquest esdevé el vostre nou document de treball.
Porteu els minuts i l'addició a la vostra propera reunió per obtenir la signatura del vostre president. Els minuts només es fan oficials una vegada que el president s'apaga d'ells.
