Quan les empreses van començar a utilitzar ordinadors en gran nombre, els experts van anunciar l'arribada de la "societat sense papers". La revolució informàtica encara té una forma d'oferir aquesta promesa particular. No obstant això, tradicionalment els processos basats en paper, tant empresarials com personals, continuen migrant a formularis més informàtics, i per molt bones raons.
Documents
L'equip ha aportat una gran facilitat i flexibilitat per a la creació i edició de documents. A diferència d'una màquina d'escriure, els programes informàtics de processament de textos ofereixen una selecció gairebé il·limitada d'estils, tipografies i formats per als documents. Els errors d'escriptura es poden corregir fàcilment a la pantalla sense necessitat de correcció de fluids ni de cinta de correcció. Tots els blocs de text es poden copiar fàcilment d'un document a un altre sense necessitat de tornar a escriure. Les fotos i altres gràfics es poden incloure en el document amb molt poc esforç.
Compartir
Compartir documents amb un sistema informatitzat és senzill. No és necessari fer còpies físiques del document i enviar-les per correu o enviar-les per fax als destinataris. Un document en arxiu en un sistema informatitzat es pot compartir amb qualsevol altra persona que tingui accés a aquest sistema simplement perquè els mostri el document a la seva pròpia pantalla de l'ordinador. Els documents es poden compartir fora de l'empresa, simplement adjuntant el document a un correu electrònic enviat al destinatari.
Presentació
El propòsit de la presentació no és només per emmagatzemar documents, sinó també per fer-los fàcilment accessibles. L'equip sobresurt d'això de tal manera que el simple gabinet de presentació mai no va poder. Els documents arxivats en un sistema informatitzat es indexen automàticament pel sistema de control de fitxers de l'ordinador. Aquests índexs s'actualitzen i mantenen automàticament el sistema independentment de la freqüència amb què es pugui moure o editar el document. Els documents es poden localitzar tenint l'ordinador en una gran quantitat de documents per a paraules o frases específiques. A més, els sistemes de fitxers automatitzats poden emmagatzemar una gran quantitat de documents en una petita part de l'espai que requereixen els gabinets de presentació física.
Funcionalitat
Lluny de ser simplement una representació electrònica d'un document en paper estàtic, un document electrònic es pot convertir en una entitat veritablement interactiva. Una versió electrònica d'un formulari d'emplenament, per exemple, pot permetre l'entrada de dades directament al document amb comprovació i verificació d'errors en temps real. Els càlculs i la funcionalitat es poden construir directament al document. Per exemple, un client existent es pot incloure en un document electrònic si el document utilitza el fitxer de la base de dades del client de l'ordinador per permetre que l'usuari simplement seleccioni el nom del client d'una llista de tots els clients del fitxer. La lògica incorporada al document transferirà automàticament la informació del client al document, incloses les adreces, els números de comptabilitat de clients o qualsevol altra informació desitjada.
Seguretat
La seguretat física dels fitxers d'una empresa és de gran importància. Els fitxers s'han d'assegurar contra danys físics o destrucció. També s'ha d'evitar l'accés a fitxers per part del personal no autoritzat. Un sistema de registre informatitzat simplifica aquestes tasques. Les còpies dels fitxers automatitzats es poden crear i emmagatzemar fàcilment en diverses ubicacions, tant en diverses plataformes d'ordinadors de la xarxa com en mitjans de dades extraïbles per a l'emmagatzematge físic fora del lloc. Els fitxers del sistema informàtic també es poden xifrar per tal que els que no tinguin permís autoritzat per visualitzar els fitxers siguin il·legibles.
