Un gerent de l'oficina frontal, de vegades conegut com a recepcionista o empleat, omple un gran nombre de rols. Aquesta posició orientada cap al client, que normalment es troba a la indústria de l'hostaleria, serveix tant per interaccionar amb clients com per dur a terme tasques empresarials de l'oficina principal. Tot i que les responsabilitats i la compensació varien considerablement d'organització a organització i fins i tot a les empreses, molts gerents de l'oficina comparteixen diversos deures bàsics.
Interfície de client
Els gerents d'oficina fronterera freqüentment interactuen amb els clients, sovint els saluden quan entren a l'establiment, responen consultes i generen vendes. Segons una descripció genèrica de llocs de treball publicada a la pàgina web del lloc de treball, els administradors d'oficina poden rebre i processar els pagaments dels clients i proporcionar els rebuts segons sigui necessari. En alguns casos, d'acord amb Career Builder, els gerents d'oficina fronterera també tracten clients molestos o convidats i participen personal de seguretat adequat per atendre les preocupacions de seguretat del client. Depenent de l'organització, un administrador de l'oficina principal pot interactuar amb tots els convidats o només amb aquells que considerin sensibles o importants.
Gestió d'oficines
Els gerents de l'oficina principal asseguren que l'oficina principal del negoci segueix funcionant de forma eficient. La gestió de l'oficina pot comportar una anàlisi de les despeses per minimitzar els costos, d'acord amb una descripció del treball publicada a la pàgina d'allotjament de l'hotel Mule, i alguns administradors revisen els logbooks diaris per mantenir una consciència de les activitats empresarials. Els administradors de la prefectura haurien d'estar familiaritzats amb les aplicacions típiques d'oficina, com ara fulls de càlcul i processadors de textos. Segons el lloc web de treball The Job Fool, els empleats d'aquesta posició també poden utilitzar sistemes propietaris d'empreses per mantenir operacions comercials.
Gestioneu l'experiència del client
Els empleats en un lloc d'administrador d'oficina frontal tenen una responsabilitat considerable per garantir que els clients i els hostes rebin un servei exemplar. A més d'interactuar amb els clients i solucionar problemes de seguretat, els gerents d'oficina també actuen com un punt de contacte únic per a les reclamacions dels clients i els problemes escalonats. Els gerents de l'oficina principal podrien aprovar tarifes promocionals en resposta a les negociacions dels clients, d'acord amb una descripció del lloc web publicada a l'Hotel Mule, i alguns administradors de l'oficina fronterera tenen l'autoritat de concedir descomptes, crèdits de servei o servei gratuït a clients insatisfets. Els administradors de l'oficina també poden treballar amb altres grups de l'empresa, com ara la neteja i el manteniment, per garantir que els clients vegin una propietat neta i totalment operativa a l'arribada.
Supervisió del personal
Depenent de l'organització, els gerents de l'oficina principal poden ser responsables de la supervisió dels membres del personal de l'hotel. Les funcions de supervisió, d'acord amb The Job Fool, poden incloure la programació del personal per satisfer la demanda del client, planificar i assignar treballs i desenvolupar comunicacions dels empleats. Els gerents de l'oficina principal podrien planificar i dur a terme reunions periòdiques del personal i fins i tot col·laborar amb caps d'altres departaments per garantir la realització de tasques organitzatives. En alguns casos, els empleats d'aquesta posició desenvolupen i ofereixen formació per mantenir al dia dels empleats al dia de les pràctiques empresarials canviants.
