Qualsevol persona que treballa per a una empresa coneix els manuals de polítiques i procediments i els seus cosins més curts, més concisos, manuals d'empleats. Els manuals de polítiques i procediments serveixen per a dos propòsits: satisfer els requisits legals, com la contractació i els problemes mediambientals, i articular la missió i la visió d'una empresa a través de pautes detallades i pensades. Una política defineix el que una empresa vol que els empleats facin per assolir els objectius organitzatius, i els procediments descriuen en detall com dur a terme aquestes polítiques. Idealment, una empresa seguirà una fórmula senzilla: Establir declaracions de missió i visió, desenvolupar objectius estratègics, crear polítiques de suport i produir procediments tàctics per implementar les polítiques.
Articles que necessiteu
-
Lleis aplicables
-
Acords de negociació col·lectiva, si n'hi ha
Desenvolupar un procés i estructura i reunir un equip (si no és el conducte únic del projecte). Decideix sobre les responsabilitats dels membres de l'equip, incloses les investigacions, l'escriptura, els problemes legals, els mecanismes d'aprovació i els mètodes de producció. Encara que la majoria de les empreses proporcionen literatura d'empleats en format electrònic, també haurà d'imprimir còpies impreses. Determinar els líders d'equip i els contactes per a cada pas del procés. Realitzeu una reunió organitzativa per decidir com el manual fluirà físicament: capítols per capítol i pas a pas.
Abordeu els aspectes legals del manual. Inclou passatges que tracten la igualtat d'oportunitats, l'assetjament sexual, la discriminació i la prova de drogues. Assegureu-vos que cap text del manual infringeix les lleis existents o contradiu un acord laboral. Establir un contacte legal corporatiu per revisar i aprovar el manual per qüestions legals. La negligència i les tortures són les preocupacions legals més comunes per a les empreses, i els manuals de polítiques i procediments són jurídicament vinculants per a les empreses. La majoria de violacions per part de les empreses no són intencionades, però si els manuals estan mal escrits, ignorats o no expliquen clarament les conseqüències de les accions dels empleats, poden sorgir problemes legals.
Inclou les declaracions de missió i visió de la companyia i la seva història. Expliqueu com les polítiques i els procediments serveixen per donar suport i reforçar els valors esbossats.
Escriure sobre els beneficis. Incloeu els problemes de prestacions obligatòries com ara la Seguretat Social, les prestacions per desocupació, la compensació dels treballadors, les consideracions militars (obligacions de reserva, per exemple) i les vacances per a famílies. També esbossin els beneficis no obligatoris com ara vacances, hores extraordinàries, temps de compres, plans d'assegurança, confidencialitat i jubilació (inclouen les disposicions de 401k), i sabàtic i fulls d'absència.
Desenvolupar i mantenir un to positiu d'escriptura. Establir paràmetres dins dels quals els empleats poden aconseguir amb èxit els seus objectius. Eviteu, quan sigui possible, el llenguatge proscriptiu. En conseqüència, dir als empleats el que no pot fer o no hauria de fer crea tensions, especialment quan el que fa i no prohibeix un comportament pobre fàcilment recognoscible.
Creeu un esborrany i reviseu-lo, corregiu-lo i editeu-a continuació, reviseu, corregiu-lo i editeu de nou
Enviar el projecte a través del procés d'aprovació. Feu que un parell d'empleats que no siguin membres de l'equip llegeixin el manual per a la seva entrada.
Realitzeu canvis al manual després del procés d'aprovació i obtingueu l'aprovació final si és necessari. Prepara el manual per a la producció. Seleccioneu gràfics o fotos i formateu el manual.
Produïu el manual, tant en forma impresa com electrònicament. Assegureu-vos que hàgiu identificat un "gatekeeper" per a qualsevol canvi futur.
Consells
-
Un manual d'empleat hauria de ser una breu introducció a la vostra empresa, amb una informació benvinguda, d'orientació i breus discussions de regles, expectatives i beneficis. Probablement sigui el primer que els empleats llegeixin (abans del manual de polítiques i procediments) i no han d'imitar el manual en to o detall.
Avís
Si els empleats de la vostra empresa estan representats per un sindicat, l'acord de negociació col·lectiu en el lloc sovint servirà de base per a la majoria de polítiques i procediments. Aneu amb compte de no contradir els acords sindicals amb les polítiques i els procediments.
