Les transaccions entre el propietari d'un negoci i la seva empresa han de ser comptabilitzades correctament per molts motius. Per registrar amb precisió quants diners l'empresa li deu al propietari o viceversa, s'ha de comunicar cada transferència d'efectiu o transacció. L'IRS també està interessat en les transaccions entre empreses i els seus propietaris per assegurar-se que es paga l'import correcte de l'impost. El mètode utilitzat per informar aquestes operacions depèn de l'estructura legal de l'empresa.
Transaccions entre un negoci i els seus propietaris
Hi ha diverses transaccions comunes que es poden produir entre una empresa i els seus propietaris. Com més reduïda sigui la companyia, més probabilitat és que els propietaris comprin coses per compte de la companyia, prendran diners temporalment de la companyia o posin més fons personals. En una corporació, es crea un compte de responsabilitat separat per als fons nets que es deuen als propietaris (accionistes). El compte d'accionistes causat per l'accionista augmentarà i disminuirà amb la transferència de diners en efectiu i les quantitats que calguin entre les dues. Per exemple, si el propietari diposita fons personals al compte bancari de l'empresa, l'entrada seria un dèbit a efectiu i un crèdit a l'Accionista, que reflecteix la responsabilitat del propietari. Si aquest compte es converteix en debit, significa que l'accionista deu diners a la corporació, i això pot comportar conseqüències fiscals. En una associació o propietat exclusiva, els diners deguts als propietaris i augmenten o disminueixen els seus comptes de capital, en comptes d'un compte de l'Accionista.
Aportacions de capital
Si un propietari inverteix més diners a la seva empresa, es considera una inversió a llarg termini. En una societat, es registra en un apartat del balanç anomenat Capital Contributions, similar al Capital social. Hi ha diverses conseqüències fiscals possibles per retirar les contribucions de capital i s'ha de consultar un CPA experimentat abans de distribuir aquests fons. Una injecció d'efectiu en una associació o propietat exclusiva dóna lloc a un augment del compte de patrimoni del propietari. En un sol propietari, només hi haurà un compte de capital. En una associació, les injeccions de capital s'han de registrar al compte de patrimoni del soci correcte. El compte de capital de cada soci pot ser diferent en funció de la quantitat que tinguin de l'associació, la quantitat de diners que han contribuït durant la vida de l'empresa i la quantitat que han retirat.
Despeses personals pagades pel negoci
Les despeses personals d'un empresari es poden pagar a través de l'empresa. Si la despesa no té un propòsit comercial legítim, representa diners que el propietari de l'empresa deu a l'empresa. Aquest tipus de transaccions hauria de ser poc freqüent i s'haurien de retornar ràpidament. L'IRS audita l'activitat empresarial per garantir que els propietaris no reben beneficis de l'empresa que no estan sent gravats. Si l'activitat de transacció neta entre els propietaris i l'empresa es troba en una posició de dèbit i no es pot pagar en un futur pròxim, un comptable d'impostos pot ajudar a gestionar les conseqüències fiscals.
Despeses empresarials pagades pel propietari
Aquests són els tipus més habituals de transaccions entre una empresa i el seu propietari, especialment per a petites empreses. El propietari pot estar fent feines personals i recollir algunes coses per al negoci o potser voleu utilitzar una targeta de crèdit personal per comprar subministraments empresarials per obtenir milles de la targeta de crèdit. L'empresa deu al propietari les despeses comercials pagades personalment. La transacció original i l'amortització han de ser clarament comptabilitzades perquè no sembli que l'empresa pagui al propietari un salari.
