Quan necessiteu actualitzar un manual de formació, un procés comercial o un manual, el vehicle perfecte és un memoràndum d'entrenament. El format de memòria us permet orientar els vostres destinataris i incloure informació de seguiment a temps, i és especialment útil en situacions on s'han afegit noves consideracions legals o passos necessaris a un procés existent. Seguint uns quants senzills passos, podeu assegurar-vos que la vostra nota comunica les vostres idees amb claredat i sucre mentre eviteu esculls comuns.
Identifica el teu públic. Això us ajudarà a incloure la informació més pertinent per a la vostra nota. Per exemple, si esteu escrivint per explicar com utilitzar la nova copiadora al tercer pis, no envieu la nota a tots els empleats de l'edifici. O si una nova llei afectarà la manera com es fan les declaracions jurades en un despatx d'advocats, no cal que inclogui l'equip de manteniment.
Introdueix el teu tema. El primer parell de línies hauria de permetre als lectors saber per què aquesta memòria és important per a ells. Feu-los saber què era el procés anterior, o quin procés actual s'aplica a aquesta actualització, així com el motiu de l'actualització.
Contempla els nous passos o requisits. Utilitzeu només un nivell de títol i mantingueu les explicacions concises i orientades. Incloeu la informació actualitzada, així com els passos o processos anteriors que ja no s'hagin de seguir o realitzar.
Inclou una línia de temps. És evident que informeu al públic quan s'aplicarà la nova política. Si es tracta d'un canvi immediat, indiqueu clarament si hi ha algun període de gràcia o procés de transició per al procediment anterior. Per exemple, si hi ha un nou formulari per sol·licitar una excedència, deixeu que els empleats sàpiguen què passarà amb les sol·licituds que ja s'estan processant.
Tanca amb els passos de seguiment. Al final de la memòria, deixa que el vostre públic sàpiga què han de fer si tenen preguntes que no han estat contestades al document. Això pot incloure un enllaç a la documentació addicional o un número de contacte al que poden trucar. Si el vostre memoràndum d'entrenament forma part d'una sèrie d'actualitzacions, indiqueu quan estigui preparada la propera actualització.
Consells
-
Limiteu la vostra nota a un tema principal. Utilitzeu la segona persona (tu) per parlar directament amb el vostre públic.
