Presentar-vos cara a cara és senzill ja que hi ha una convenció establerta per seguir. Invariablement, et donaràs la mà al nou conegut i dir-li el teu nom. Arribar a través de correu electrònic és més difícil. Quina salutació és adequada? Què tan formal hauria de ser? Igual que amb qualsevol comunicació empresarial, hi ha certes regles que ha de seguir per mantenir el vostre missatge professional.
Crea una línia de temes atractius
Com que el vostre missatge pot estar comptant amb uns altres 500 a la safata d'entrada del destinatari, haureu d'elaborar una línia d'assumpte que encoratjarà al destinatari a obrir el vostre correu electrònic. Mencioneu aquí que algú us ha referit: "Jennifer Williams ha suggerit que us contacti", ja que la familiaritat pot afavorir que el vostre prospecte faci clic. O, podeu esmentar el propòsit del vostre correu electrònic. "Preguntar sobre els vostres serveis de càtering" ha d'atraure el destinatari per fer clic. Mantingueu la línia de l'assumpte de menys de 30 caràcters per la qual cosa és llegible en un telèfon intel·ligent.
Utilitzeu una salutació formal
El correu electrònic es reconeix com un mètode de comunicació menys formal que les lletres empresarials, i potser tingueu la temptació d'adreçar-vos de manera informal al vostre destinatari, per exemple, "Hola David". Està bé si coneixeu la persona o treballa en una indústria informal, però no és apropiat si envieu un correu electrònic a algú d'una indústria conservadora com ara les finances o el govern. Si teniu dubtes, "estimat senyor Matterson", o simplement "senyor". Matterson "funcionarà bé.
Presentat
Doneu el vostre nom, el títol de la feina i altres detalls que seran rellevants per al destinatari. Aquesta és la vostra oportunitat de fer una connexió humana amb el destinatari, per exemple, mencionant una escola, lloc de treball o indústria que tinguis en comú. Per exemple, podeu escriure: "El meu nom és Sonia Jindal. Sóc un alumne de UCLA que treballa en el disseny gràfic. "Esmentar un conegut mutu és un avantatge ja que el destinatari pot ser més receptiu si ha estat referit per algú que coneix i confia.
Explica el que vols
Expliqueu per què escriu. Mantingueu el missatge clar i conciso per evitar malentesos. "Treballo per a ABC Company i m'encantaria informar-vos sobre un esdeveniment que estem llançant" és millor que "Novetats emocionants sobre el nostre nou esdeveniment". Inclou una crida clara a l'acció indicant-li al destinatari què vol passar Pròxim. Per programar una trucada de seguiment, per exemple, podeu escriure: "Voldria programar una trucada per discutir més, ja que hi ha un gran potencial per a nosaltres col·laborar. El dilluns a la tarda funcionaria per a tu?"
Finalitza amb gratitud
Gràcies al destinatari pel seu temps i atenció. Els correus electrònics que acaben amb gratitud reben un augment del 36 per cent en les taxes de resposta mitjana. Les bones opcions inclouen "gràcies per endavant", "moltes gràcies pel vostre temps", o simplement "gràcies". Tanqueu-vos amb el vostre nom i les dades de contacte.
No oblideu editar
Assegureu-vos de revisar el vostre correu electrònic abans d'enviar-lo. Només hi ha una possibilitat de fer una primera impressió, i els errors d'ortografia podrien fer que us sembli poc professional. Assegureu-vos que la vostra gramàtica sigui igual i que utilitzeu frases completes i escriptura formal, en comptes d'utilitzar abreviatures i expressions que podeu utilitzar amb els amics, però no amb un cap.
Pot ajudar a imprimir la lletra i llegir-la en veu alta i, si teniu a algú a la vora, pregunteu a un amic o parer per llegir el que també vau escriure.
