L'avaluació de l'eficàcia i l'eficiència dels seus proveïdors és tan important per a l'operació empresarial com la realització de revisions anuals de rendiment dels empleats. Feu aquest pas per examinar críticament els nivells de rendiment que corresponen als elements clau de les responsabilitats d'un proveïdor. Això us permet determinar si l'acord contractual que té amb els vostres proveïdors es compleix amb les vostres expectatives o necessita ajustar-les per ser més eficients.
Discuteix les expectatives
A l'inici d'una relació de proveïdor, les expectatives s'han de resumir perquè ambdues parts entenguin el que busca l'altre en els termes de l'acord. Els elements clau a tenir en compte són la puntualitat del lliurament, la disponibilitat dels subministraments font del producte, l'amabilitat, la flexibilitat del proveïdor i la relació preu-benefici. De la mateixa manera que podria establir metes i mesuraments amb un empleat, consideri alguna cosa semblant per al proveïdor, com per exemple un conjunt escrit d'expectatives de rendiment que es pot mesurar i discutir en una futura avaluació del contracte.
Seguiment del rendiment
Creeu un full de càlcul amb els encapçalaments com ara el lliurament a temps, la qualitat del producte o el servei i la relació amb altres persones al vostre negoci, com ara magatzem o personal de lliurament o personal administratiu.Incloeu categories relacionades amb la facilitat amb què el proveïdor es posi en contacte, amb quina freqüència succeeixen els errors, si el proveïdor va més enllà per assegurar-se que compleix totes les vostres expectatives i si hi ha problemes de rendiment durant el transcurs del contracte que requereixen adreces. Actualitzeu el full de càlcul cada cop que es col·loqueu un encàrrec o es realitzi un lliurament per fer el seguiment del rendiment.
Avaluació Sit-Down
Quan arribi el moment de renovar el contracte del proveïdor o de renegociar el vostre acord, sol·liciteu una reunió personal per seure i discutir els detalls de la vostra relació laboral. Referiu-vos al vostre full d'avaluació del rendiment i aixequeu-vos les inquietuds, oferiu consells o sol·liciteu ajustos quan sigui necessari. Per exemple, "Tres vegades l'any passat vam tenir enviaments que van donar lloc a hores extraordinàries per al nostre personal de magatzem. Dues vegades, les comandes eren incorrectes i havien de ser retornades, i sovint un secretari havia de fer nombroses trucades per arribar-hi quan necessitàvem fer un canvi d'última hora ".
Parleu sobre els canvis futurs
En funció dels comentaris que obtingui del vostre proveïdor, podeu optar per continuar la vostra relació amb les expectatives acabades d'establir o podeu decidir canviar de proveïdors perquè la relació existent ja no és bona. Si el proveïdor forma part d'una organització més gran, és possible que vulgueu implicar el supervisor directe del proveïdor en la conversa com a part del procés. Podeu proporcionar-vos una persona diferent per treballar o bé l'empresa estigui disposada a reduir costos, emetre crèdits o compensar qualsevol problema de rendiment deficient. Si teniu contractistes estel·lars que treballen com a proveïdors, feu comentaris positius sobre el seu rendiment i la fiabilitat global de l'empresa.
