Les empreses tenen actius que perden valor al llarg del temps i que necessiten ser eliminats. Un exemple són els cotxes antics que poden ser una fuga de l'empresa a causa de les reparacions freqüents. Una carta d'eliminació d'actius ofereix la col·locació definitiva o la renúncia als residus, l'excés o la ferralla utilitzant el procés adequat i sota l'autoritat adequada. L'eliminació es pot aconseguir a través de l'abandó, destrucció, internament, incineració, donació o venda. Els actius s'han de disposar d'acord amb la política d'eliminació d'actius.
Determineu els procediments per a l'eliminació d'actius a l'estat on es troba la vostra empresa; a continuació, indiqueu-los a la lletra d'eliminació d'actius. Ompliu un formulari de sol · licitud d'eliminació d'actius, que normalment es pot obtenir del departament de compres de la companyia. Si la venda dels actius serà el mètode d'eliminació, sol·liciteu que els compradors interessats presentin expressions del seu interès. Indiqueu els actius específics que cal eliminar i donar-los el valor actual.
Indiqueu el lloc on els interessats a comprar els actius haurien de veure-los. Indiqui el temps que es realitzarà la visualització i el procediment que es farà servir per dur a terme la venda. Indiqui si el comprador ha de fer un pagament inicial el dia de la venda i si hi ha tarifes per cobrar per participar a la subhasta.
Incloeu a la lletra d'eliminació d'actius les opcions de licitació si disposareu dels actius mitjançant el "sistema de licitació". (La diferència entre "vendre" i "licitació" és que la venda implica vendre els actius a un preu fix, mentre que la licitació implica que els compradors estableixen els preus que estan disposats a pagar. En el sistema de licitació, els actius es venen al millor postor.)
Una de les opcions és que els actius es puguin vendre internament, és a dir, als membres, com ara els empleats o els accionistes, de l'empresa. Indiqueu si es farà una licitació externa, el que significa que els estrangers podran licitar. La carta d'eliminació d'actius ha d'indicar clarament aquestes opcions i indicar el mètode - periòdics o en línia, per exemple - de publicitat de la licitació.
Indiqueu si hi ha un preu mínim d'oferta i què passarà si aquest mínim no es compleix. Indiqui si es posarà fi a la disposició o es consideraran altres mètodes d'eliminació.
Indiqui en la carta de disposició d'actius si es permetrà el comerç. Aquí és on es transfereixen els actius i s'aplica a la compra de nous articles. Si aquest és el cas, especifiqueu que un formulari de sol · licitud d'eliminació d'actius s'ha de presentar i remetre al departament d'empresa responsable de gestionar els actius. Algunes empreses, tanmateix, contracten empreses de serveis financers, com ara bancs d'inversió, per gestionar els seus actius. En aquests casos, els formularis de sol·licitud d'eliminació d'actius s'envien a les empreses de serveis financers competents.
Indiqueu si els béns es liquidaran mitjançant la donació a persones necessitades o si es destruiran. Indiqueu el procés que s'ha de seguir per determinar qui es donarà als actius. Si la destrucció es realitza a través de la destrucció, indiqueu com es farà i quines lleis han de complir.
