Els procediments operatius estàndard són essencials per garantir que el negoci funcioni de manera fluida i eficaç. Assegura que els empleats facin front a les tasques estàndard de la mateixa manera, i que l'empresa sigui coherent i precisa. A més, els procediments operatius estàndard asseguren que els empleats realitzen la seva feina amb seguretat i correcció. Es requereixen habilitats de comunicació per implementar eficaçment els procediments operatius estàndard. La mida de la vostra empresa i els procediments que voleu implementar determinaran la forma de comunicar-los als seus empleats.
Avalueu el públic objectiu per a aquests procediments operatius. Si els procediments s'apliquen a un grup reduït de persones, la reunió del grup funciona millor; si s'apliquen a tota l'empresa i és una gran empresa, un correu electrònic o un butlletí de notícies massius podrien treure la veu més ràpid. Alternativament, organitzeu una reunió amb caps de departament i directius i els informeu dels nous procediments. Demana'ls que informin als seus grups i departaments dels nous procediments.
Sigues concisa. Expliqueu quins són els nous procediments operatius i quines diferències tenien entre els anteriors. Expliqueu el propòsit d'implementar nous procediments. Descriu com els nous procediments milloraran el negoci i com afectarà els empleats. Per exemple, pot trigar més del seu temps o afectar la forma en què fan els seus llocs de treball.
Organitzeu sessions de formació o sessions d'un a un si els procediments són complicats. Val la pena posar el temps per assegurar-se que tothom entengui completament els nous procediments.
Expliqueu als empleats com seguir els procediments, no us demani. Feu que sàpiguen que vostè o altres directius supervisaran la seva capacitat d'implementació dels procediments. Donar-los incentius per abordar els nous procediments recordant-los que els nous procediments milloraran la seva capacitat de fer el seu treball.
Demana informació sobre els nous procediments. Sovint, els procediments s'apliquen per millorar un aspecte de l'operació. Ningú està més familiaritzat amb els pros i els contres del procediment que els que l'utilitzen directament. Obteniu els vostres comentaris per garantir que el procediment sigui eficaç.
Feu les instruccions accessibles. Publicar els tràmits a la web interna, enviar recordatoris per correu electrònic i proporcionar una còpia impresa als empleats.
