Quan es produeix una crisi, la comunicació eficaç és un dels passos que ha d'acompanyar les accions concretes que adopta una organització per abordar i mitigar les conseqüències. Les empreses han de comunicar-se amb clients i clients, així com informar els empleats, polítics, reguladors i públic. Com a part d'un pla de comunicació de crisi més gran, els comunicats de premsa són una via clau per difondre informació a tots els components afectats. La forma en què una empresa respon a una crisi pot formar immediatament les percepcions públiques i tenir conseqüències a llarg termini. Les organitzacions han après a ser proactives, amb líders accessibles i transparents. Quan els grups afectats s'identifiquen i informen amb precisió, els responsables de fer front a una crisi guanyen un moment crucial per resoldre'ls de manera eficaç.
Tonalitat i transparència
Les crisis poden passar a tot tipus d'organitzacions, des de corporacions públiques i empreses privades fins a hospitals i governs. Els accionistes, clients, empleats, pacients i components tenen el dret de conèixer la veritat de manera oportuna i transparent. Les organitzacions que no es presenten poden tornar-se fàcilment a un cicle destructiu del qual poden resultar difícils o impossibles de recuperar. Els líders haurien de fer tot el possible per mantenir la seva accessibilitat i les relacions positives amb la premsa, tant abans com durant una crisi, ja que la credibilitat pot determinar tant com es denuncia la crisi com la percepció del públic. La premsa és adient per discernir un diàleg obert i transparència versus retard i ofuscació, i informar d'acord amb això.
Passos de formigó
Les organitzacions han de desenvolupar i practicar procediments proactius perquè quan es produeixi una crisi, estiguin preparats. L'acció capdavantera augmenta el pànic cada vegada. Els membres de la direcció superior haurien de ser notificats de manera immediata perquè puguin començar a fer front a la crisi en comptes d'aprendre sobre això a Internet o als seus mitjans de comunicació locals. Les empreses regulades i llicenciades han de notificar a les agències apropiades com l'Administració de Seguretat i Salut Ocupacional o l'Agència Federal de Gestió d'Emergències. Els comunicats de premsa efectius indiquen tots els passos específics que s'han dut a terme, incloses les dates, la informació de contacte, el personal implicat i els plans en curs.
Responsabilitat
La història ha demostrat repetidament que les organitzacions disposades a acceptar la responsabilitat de forma ràpida i inequívoca poden recuperar ràpidament la confiança i la confiança dels electors clau. En un cas conegut des dels anys vuitanta, el sabotatge de Tylenol podria haver enviat fàcilment al propietari de la marca, Johnson & Johnson, durant anys. Tal com va informar The New York Times: "Només dos mesos més tard, Tylenol va tornar al mercat, aquesta vegada en un empaquetament a prova de manipulacions i va ser reforçat per una àmplia campanya mediàtica. Un any després, la seva quota del mercat analgèsic de $ 1,2 mil milions, que s'havia sumat al 7 per cent del 37 per cent després de l'enverinament, havia ascendit al 30 per cent ". L'empresa va posar els seus clients en primer lloc recordant 31 milions d'ampolles i reemplaçant-los de manera gratuïta en forma resistent a la manipulació.
Llargada
Els comunicats de premsa precisos i concisos generalment haurien d'incloure en una sola pàgina i caure entre 300 i 500 paraules. Més enllà d'aquesta longitud, els editors estan menys disposats a prendre el temps per llegir-los acuradament. Quan s'envia per fax, els comunicats de premsa d'una pàgina també eviten la possibilitat de pàgines perdudes o no relacionades. Si és necessari, es poden enviar comunicacions addicionals quan hi hagi més informació o actualitzacions de crisi disponibles.
