No seria el primer professional de l'empresa reflexionar sobre la millor manera de gestionar una transmissió confidencial de facsímil. Etiqueta "confidencial" i potser inveti curiositat i una invasió de la privadesa d'algú. Omple-ho i les conseqüències podrien ser encara pitjors. L'adreça correspon a ambdós aspectes marcant el fax com a "confidencial" de manera destacada a la fitxa de fax. A continuació, inseriu algunes dents a l'advertència dels ulls, escrivint un missatge de peu de pàgina confidencial a la part inferior del full.
Creeu un document nou al vostre programa de processament de textos amb marges de 1 polzada. Introduïu el logotip de la vostra empresa, si escau, a la part superior de la pàgina.
Centreu la paraula "Confidencial" en lletres en negreta a la part superior de la pàgina. Capitaliza les lletres per fer èmfasi. A sota, i centrat, col·loqueu les paraules "Fax", "Full de portada de fax" o "Fax de transmissió" per obtenir un reconeixement ràpid.
Escriu "Data:" "Hora:" i "Nombre de pàgines, inclòs el full de la carpeta:" al costat esquerre del full de la portada. Espereu dues vegades i escriviu "Destinatari:" "Número de fax:" i "Número de telèfon:" en línies separades. Espereu dues vegades de nou i escriviu: "Remitent:" "Número de fax:" i "Número de telèfon:" en línies separades. Incloure fax i números de telèfon és una manera intel·ligent de cobrir les bases, especialment si el fax es perd, no s'ha enviat o no arriba mai. Si un número és incorrecte o es transposen dos números, podeu corregir l'error en futures transmissions de fax.
Personalitzeu el full de la vostra carpeta de fax amb una secció que s'adapti a les vostres necessitats empresarials. Per exemple, si envieu regularment faxos a la mateixa persona o departament, podeu fer una casella amb el títol "Informació d'enrutament" o "Següents passos". O bé, manteniu les opcions obertes creant una secció "Comentaris" perquè pugueu fer-ho - Escriviu una nota o instruccions, com ara "Si us plau, truca'm immediatament per verificar la recepció d'aquest fax".
Escriu un missatge de peu de pàgina a la part inferior del full de la portada del fax. Similar a un avís confidencial que veu en alguns correus electrònics, aquest missatge ha de transmetre que el fax: és confidencial; està destinada només al destinatari; i conté informació la "divulgació, còpia, ús o distribució" està prohibida. També ha de demanar que se li notifiqui al remitent un rebut incorrecte, una altra bona raó per proporcionar un número de telèfon a la part superior d'un full de coberta del fax.
