Els procediments d'oficina són importants si voleu executar les coses sense problemes en un entorn professional, ja sigui una empresa legal, un consultori mèdic o un centre governamental. És important tenir un procediment escrit visible. Totes les oficines han de tenir un conjunt escrit de procediments desenvolupats pel supervisor i l'administrador d'oficines a la part frontal.
Quins procediments d'oficina s'han de definir
L'horari d'oficina hauria de ser el primer que s'ha esmentat, i tots els empleats haurien d'estar treballant a temps i preparats per al dia. Si un client arriba a l'oficina i no hi ha ningú, probablement tindrà una visió negativa de l'empresa i mai no tornarà. A més, l'oficina ha de ser ordenada, neta i ben proveïda. Assegureu-vos que hi ha una llista de facturació i plomes disponibles per tal que els clients inicien la sessió i, si és possible, faciliteu cafè i aigua. Les primeres impressions són tot en un negoci exitós. A més, tots els clients han de ser tractats amb respecte i professionalitat, ja siguin a l'oficina o al telèfon. Si una trucada entra per un supervisor, l'empleat haurà d'obtenir tota la informació abans de connectar-los a l'autor, incloent el nom, la naturalesa de la trucada i el número de telèfon en cas de perdre la connexió. Si la trucada és per a una cita, hauria de conèixer la naturalesa de la visita i fer-los saber què hi ha disponible, assegurant-vos d'obtenir un número de telèfon en cas d'anul·lació. Sempre han de repetir el que es diu així que no hi ha confusió.
Organització
Organitzeu i manteniu una estació de treball per obtenir la màxima productivitat, assegureu-vos que hi hagi paper a la fotocopiadora, les computadores estiguin en funcionament, es distribueixi el correu electrònic i es lliurin els missatges. Si el vostre treball consisteix a configurar els arranjaments de viatge, assegureu-vos de saber on voleu que el vostre supervisor es quedi i registreu els temps de vol i la informació del cotxe de lloguer i descobreixi el clima de la destinació de viatge. Siempre consulteu amb el vostre supervisor abans de reservar els plans de viatge. Quan s'hagin completat totes les reserves, imprimiu dos itineraris -un per a vos i un per al vostre supervisor- i assegureu-vos d'introduir les dates del viatge al calendari.
Al final del dia, repeteixi les cites amb el vostre supervisor i faci-la informant de les cites programades per al dia següent. Establiu el contestador automàtic al correu de veu o al servei de resposta de les hores posteriors. Apagueu tots els equips, màquines de còpia, impressores i ordinadors i buideu l'aigua de cafè i apagueu-vos la cafetera. Finalment, assegureu-vos que totes les portes estan bloquejades abans d'establir l'alarma.
