Les polítiques i els procediments, quan s'escriuen, proporcionen als directors i empleats directrius per a un tracte just, uniforme, lògic i legal de tothom en una organització o empresa. Les polítiques estableixen les regles, i els procediments proporcionen formes en què s'han d'implementar les polítiques.
Per què es necessiten polítiques i procediments?
Les polítiques i els procediments proporcionen la base per a un comportament constant independentment de l'estat o durada de la tinença de les persones que les implementen. Ofereixen l'oportunitat de respondre més ràpidament a preguntes o inquietuds sobre "què fer". Atès que proporcionen uniformitat relativa, fan possible una major rendició de comptes. Les polítiques i els procediments també ajuden a garantir que les accions siguin legals i oportunes.
Pla de cinc passos per crear-los
El primer pas requereix un estudi de polítiques i procediments passats o presents. És prudent mirar el que fan altres persones en aquesta àrea per veure què pot faltar, especialment si la vostra organització o empresa és diferent de manera significativa. Els qui siguin responsables del seguiment de les polítiques i els procediments, i les persones afectades per ells, haurien de ser entrevistats.
En el segon pas, armats amb les dades més recents, s'han de formular i distribuir les polítiques i els procediments nous o revisats. El tercer pas és la fase d'implementació. Si es requereix formació del personal, aquest és el moment de dur-lo a terme. Amb el pas del temps, el pas quatre busca avaluar el que s'ha implementat perquè es puguin fer canvis, si cal,
El pas final, basat en avaluacions en curs de les polítiques i procediments, i els canvis en el medi ambient, consisteix a actualitzar perquè el procés continuï sent actual. Es poden aprovar noves lleis estatals o federals o promulgar noves normatives.
Polítiques i procediments de recursos humans
El departament de recursos humans és alts en la llista per a la implementació requerida. La contractació, la contractació i el tiroteig, la revisió del rendiment del personal, el temps i l'assistència, i les vacances són algunes de les àrees importants que cal cobrir. Inclòs segurament es tractarà d'assetjament sexual, consultors i beneficis marginals.
Altres àrees que poden requerir polítiques i procediments
Els departaments de nòmines, comptables i financers requereixen polítiques i procediments. Inventari, subministrament i compra; ordinadors, intranet i Internet; servei al client, seguretat i recuperació del producte; seguretat, recuperació de desastres; i les vendes i el màrqueting són, sens dubte, àrees addicionals que necessiten polítiques i procediments.
Trobar exemples
Nombroses empreses comercials i sense ànim de lucre a Internet ofereixen plantilles que tenen un llenguatge adequat en molts àmbits. En comptes de reinventar la roda, és normal tenir alguna cosa ja escrita com a base per a les vostres polítiques i procediments. Això us estalvia temps, augmenta la probabilitat que s'incloguin àrees importants i ajudi a garantir que es compleixin els requisits legals.
Si podeu obtenir les polítiques i els procediments d'organitzacions o empreses dedicades a la mateixa empresa que la vostra, això seria útil.
Ningú hauria de considerar-se totalment rellevant o fiable. Com més exemples trobeu, millor serà que les vostres polítiques i procediments siguin.
