Moltes empreses inicien el seu negoci mitjançant un sistema de comptabilitat manual. Per a la majoria dels emprenedors, aquesta ruta permet que l'empresa comenci a funcionar sense requerir una gran inversió per a un sistema comptable informatitzat. Els costos d'instal·lar un sistema comptable informatitzat inclouen la compra del sistema, la mà d'obra per instal·lar el sistema i els costos de formació per aprendre el sistema. Un sistema manual implica escriure cada transacció en un quadern de comptabilitat i calcular tots els números manualment. Moltes vegades, un negoci reconeix la necessitat de convertir del sistema manual a un sistema comptable informatitzat.
Instal·lar nou sistema
El primer pas per convertir d'un sistema de comptabilitat manual a un sistema comptable informatitzat implica instal·lar el sistema de comptabilitat a l'ordinador de la companyia. El propietari del negoci revisa diferents paquets de programari per determinar quins són els requisits comercials i les compres aquest programari. El propietari descarrega el programari a l'ordinador on es produirà el treball comptable.
Finalitzar les dades en el sistema manual
El segon pas per convertir requereix que el propietari del negoci finalitzi les dades. Una vegada que el sistema informatitzat es carrega a l'ordinador, el propietari ha de finalitzar totes les dades contingudes en el sistema manual. El propietari garanteix que totes les transaccions apareixen als registres comptables i que tots els càlculs semblen correctes. Ella pot optar per contractar una empresa de comptabilitat per auditar els registres financers manuals.
Saldos de transferència a un nou sistema
Amb els números de compte finals registrats en el sistema manual, el propietari pot transferir els saldos finals al sistema informatitzat. El propietari estableix cada compte en el sistema computat introduint el nom del compte, el tipus de compte i el saldo inicial. Després d'introduir cada saldo, el propietari ha de comparar els saldos als saldos del sistema manual per verificar que totes les dades s'introdueixin al sistema amb precisió.
Executar sistemes paral·lels
El quart pas requereix que el propietari utilitzi tant el sistema manual com el sistema informatitzat durant un període de temps temporal. Això permet al propietari assegurar-se que el nou sistema funcioni com s'esperava.
Interrompre el sistema manual
Al final del període de prova, el propietari interromp el sistema manual. El propietari ha de centrar-se en l'ús del sistema comptable informatitzat. Tots els registres del sistema manual es poden empaquetar i emmagatzemar.
