Enrere han quedat els dies en què els comptadors utilitzen llibres de llibres de documents i un llapis afilat per registrar entrades de comptabilitat. La comptabilitat computada s'ha convertit en un lloc freqüent en moltes empreses, des de les companyies Fortune 100 fins a empreses soloprenedores d'una sola persona.
A causa de la Internet i la disponibilitat tant de sistemes basats en internet com d'escriptori, el cost del programari de comptabilitat ha disminuït i alguns proveïdors ofereixen sistemes de comptabilitat en línia a gran escala sense cost. Tot i que aquests sistemes poden tenir algunes limitacions, com ara no poder fer un seguiment de l'inventari, normalment ofereixen una funcionalitat suficient per a empreses petites o basades en serveis, com ara consultoria i altres empreses relacionades amb el servei.
Què és un sistema comptable informatitzat?
Un sistema comptable informatitzat està format per un programari dissenyat per fer el seguiment de totes les transaccions comptables de la vostra empresa, amb l'objectiu de generar resultats financers per a informes mensuals, estats financers anuals, informació de devolució d'impostos i altres configuracions d'informes utilitzades per analitzar les operacions, l'eficiència i la rendibilitat de la seva empresa.
Tot i que els sistemes de programari en línia gratuïts o de baix cost no ofereixen una gran personalització al vostre negoci específic, les empreses més grans sovint utilitzen un paquet de programari comptable informatitzat que s'ha instal·lat als servidors d'ordinadors de la màquina principal de la companyia i que està disponible per a diversos usuaris.
Aquest tipus de programari comptable informatitzat a gran escala comporta sovint un gran grau de personalització. Les empreses poden tenir el programari dissenyat per allotjar múltiples monedes, entitats comercials ubicades a diferents punts del món i sucursals de l'empresa que comercialitza diferents conjunts de productes. A més, es pot personalitzar per produir una gran varietat d'informes financers que calculen mètriques clau de rendiment específicament orientades a la indústria de l'empresa i als punts de referència operatius.
Qui utilitza sistemes de comptabilitat computats?
Sembla que pràcticament qualsevol persona de negocis pot utilitzar un sistema comptable informatitzat en aquests dies a causa de la varietat de solucions disponibles per satisfer les necessitats de pràcticament qualsevol mida i tipus d'empresa. Per exemple, un programari de comptabilitat molt popular, Quickbooks, ha estat utilitzat des de fa molts anys per una sèrie d'empreses de petites a mitjanes. L'empresa ofereix versions en línia i d'escriptori del seu programari, i el programari permet una bona quantitat de personalització a un preu bastant econòmic.
Configuració del sistema
El treball en la configuració d'un sistema informatitzat de programari comptable varia en funció de la mida i l'estructura del vostre negoci. Per exemple, si treballa com a consultor sense empleats, pot ser que pugueu començar a utilitzar un programari de comptabilitat en línia immediatament per registrar les hores dedicades per client, emmagatzemar tots els noms i la informació de la vostra adreça de client, produir factures i registrar pagaments dels vostres clients.
Si permet que els clients paguin en un termini de 30 dies, per exemple, el programari de comptabilitat no compta amb el compte de cobraments incorporat, el que permet registrar les transaccions i, a continuació, veure tots els pagaments pendents dels clients, juntament amb la data heu emès la factura perquè pugueu veure l'edat de les vostres factures pendents.
Per a una empresa amb operacions més complexes, la majoria del programari us permet dissenyar un gràfic de comptes amb codis de compte i categories úniques per a la vostra empresa i el tipus de negoci. Això pot ajudar a mantenir les dades organitzades quan es registren entrades per a determinades unitats de negoci o departaments, per exemple. També permetrà generar un conjunt d'estats financers o informes per analitzar la rendibilitat de la vostra empresa per unitat o departament, depenent de com ha dissenyat el vostre sistema.
Efectiu versus Comptabilitat de meritació en el sistema
Podeu registrar les vostres operacions comptables ja sigui en efectiu o en bases de deute en la majoria de programari de comptabilitat. En poques paraules, la principal diferència entre els sistemes de comptabilitat en efectiu i de deute es troba en la presència de comptes a cobrar i comptes a pagar. La comptabilitat d'efectiu i de deute es diferencien en funció de com registreu el calendari dels vostres comptes d'efectiu de les vendes i els diners gastats per pagar les vostres despeses.
Quan pagueu les coses o pagui en efectiu, les vendes i les despeses es registren en temps real. Quan utilitzeu la comptabilitat de meritació, registreu les vendes quan les guanyeu i les despeses quan les incorren, fins i tot si encara no heu rebut els ingressos per vendes o si ha pagat la despesa. Per exemple, en un sistema de comptabilitat de meritació, faria una entrada cada mes per acumular diners per una pòlissa d'assegurança que haureu de pagar al final de l'any. Recordaries aquesta entrada en un compte d'actiu anomenada assegurança prepagada. Es registrarà la transacció com si els diners ja s'haguessin gastat reduint el saldo del compte de caixa de la vostra empresa i augmentant el saldo del vostre compte d'assegurança prepagament cada mes.
Les bases d'impostos són d'efectiu o de meritació?
Les bones raons per utilitzar el programari de comptabilitat inclouen la recollida de dades i les funcions d'informes. Quan es produeix el temps fiscal, el programari us permetrà acumular les vostres dades d'ingressos i de despeses per completar amb precisió i eficàcia les declaracions fiscals estatals i estatals de la vostra empresa.
Les dades comptables que utilitzeu per omplir la vostra declaració d'impostos poden ser tant en efectiu com en funció del deute, depenent de la mida de la vostra empresa i del mètode de comptabilitat que hàgiu triat. L'IRS té certes regles que l'ajudaran a decidir si la comptabilitat en efectiu o de meritació s'adapta millor a la vostra empresa.
Per exemple, si la vostra empresa guanya menys de $ 1 milió en ingressos cada any, podeu utilitzar el mètode de comptabilitat en efectiu. Si encara teniu inventari, l'IRS requereix que utilitzeu la comptabilitat de la base de meritació per a la part de l'inventari de la vostra empresa específicament. Amb algunes excepcions, si el vostre negoci és una corporació C, l'IRS requereix que utilitzeu la comptabilitat de la base de deute per tal que pugueu presentar la vostra declaració d'impostos de forma meritada.
Quan la vostra empresa registri la seva primera declaració d'impostos, seleccioneu el mètode d'ingrés o de meritació. L'IRS requereix que trieu el mètode que ofereixi la visió més completa i precisa dels ingressos i despeses de la vostra empresa. També requereix que utilitzeu el mateix mètode d'un any a l'altre. En cas contrari, es fa molt difícil si l'IRS necessita comparar les dades actuals amb les dades històriques. Si decideix canviar el seu mètode de comptabilitat, ha d'utilitzar el Formulari 315 del IRS per demanar permís.
Funcionalitat del sistema
El programari de comptabilitat computada pot ser un poc pràctic, proporcionant els conceptes bàsics de comptabilitat o pot utilitzar una solució de programari que ofereix no només la comptabilitat, sinó també la gestió d'inventaris, seguiment de distribució, fabricació i seguiment del treball en progrés, gestió de relacions amb els clients, gestió de temps i projecte i molt més.
A causa de l'evolució del programari continuada, els paquets comptables poden fer més tasques transaccionals quotidianes i alliberar-vos de fer altres treballs de valor afegit al vostre negoci.
Es paga per pensar amb anticipació a com veieu el creixement del vostre negoci i assegureu-vos que el vostre programari de comptabilitat sigui escalable, és a dir, pot allotjar comptes addicionals, unitats de negocis addicionals i gestionar un nombre més gran d'unitats d'inventari o empatar-lo en un codi de barres de tercers sistema de programari, entre altres coses. Si opera una botiga minorista, per exemple, podeu registrar automàticament les vostres transaccions de caixa registrada al programari de comptabilitat segons el sistema que trieu, utilitzant un escàner de codi de barres i etiquetes de productes codificades per introduir la informació al vostre sistema.
Programari de comptabilitat Pros
L'ús de programari de comptabilitat ofereix a la vostra empresa diversos avantatges. En primer lloc, l'estructura i la disciplina d'un sistema comptable informatitzat asseguren que la vostra empresa pugui produir estats financers precisos. Això és especialment important si la vostra empresa necessita proporcionar-los per a usos externs, com ara finançament bancari o si necessiteu presentar els vostres comptes anuals d'acord amb els principis comptables generalment acceptats (GAAP).
El programari de comptabilitat pot estalviar temps, especialment si voleu crear un pressupost o una previsió. Només cal generar un informe de les seves dades històriques i projectar-lo endavant amb alguns ajustaments per produir el pressupost o el pronòstic del proper any.
També podeu optimitzar i augmentar l'eficiència en el vostre procés de comptabilitat general, especialment si podeu contractar diversos empleats administratius per ajudar-vos amb algunes de les tasques de comptabilitat més habituals, com ara introduir comptes al vostre sistema de pagament, per exemple.
Quan genereu factures de l'empresa, el programari de comptabilitat afegeix automàticament els imports al saldo de cobrament de comptes de la vostra empresa. Tota aquesta funcionalitat que treballa en un mateix programari de comptabilitat redueix els errors i us ajuda a assegurar-vos que no deixeu que les transaccions passin per les esquerdes.
Contres del programari
Existeixen algunes desavantatges per a l'ús de sistemes comptables informatitzats, tot i que encara tenen més sentit que conservar els llibres amb un llibre de notes i un llapis. Una vegada que entengueu les desavantatges potencials, podeu prendre mesures per assegurar-vos que aquests problemes no es converteixin en un problema en el vostre negoci. Els sistemes de comptabilitat poden ser complexos i una mica difícils per al personal. Un paquet de comptabilitat de barebones pot ser correcte si vostè o el seu personal no té cap desig o necessitat d'entendre els matisos i els detalls de la comptabilitat.
Si teniu una empresa més establerta, o una altra amb una estructura complexa que inclou l'inventari, el treball en progrés, diverses entitats comercials i transaccions intercompanyores, per exemple, la vostra empresa requerirà un sistema de comptabilitat molt més complex, juntament amb una formació més altament preparada. personal per gestionar-lo.
És possible que contingui costos per a un sistema de comptabilitat. Si trieu la versió en línia de QuickBook, per exemple, tindreu una tarifa mensual en curs. Els paquets de programari més grans, especialment els instal·lats al servidor de la vostra empresa, solen cobrar les llicències. Per exemple, diguem que la vostra empresa té 10 persones que necessiten accedir al vostre sistema de comptabilitat. El proveïdor de programari pot cobrar una tarifa única, anual o mensual per cada llicència d'usuari, a més del cost base de la compra del programari.
Igual que amb qualsevol programari per a qualsevol propòsit, els desenvolupadors milloren i actualitzen constantment el programari perquè pugui evolucionar amb canvis en la informàtica o canvis en el camp. A causa d'això, espera tenir un temps d'inactivitat ocasional, especialment si utilitza programari basat en línia i realitza còpies de seguretat de dades regulars una part important del vostre sistema de comptabilitat.
Feu la vostra recerca quan seleccioneu el programari comptable informatitzat adequat per a la vostra empresa. No és divertit quan feu tot el treball per implementar el programari i carregueu les vostres dades, només per trobar després d'un o dos anys que el vostre programari seleccionat tingui massa funcions i no pugui adaptar-se al vostre negoci creixent o té massa funcions estranyes que ho fan més complicat del que necessita ser.
El servei al client és un altre element crucial, així que trieu una empresa que us proporcioni, preferiblement, assistència 24 hores al dia i una persona en viu per parlar en comptes de només una base de coneixement en línia. Tingueu en compte que si utilitzeu un sistema de comptabilitat basat en el núvol, la informació financera sensible podria estar exposada als pirates informàtics en línia, de manera que prengui mesures per garantir la connexió i la connexió a Internet de la vostra empresa.
Actualització del sistema
Si heu començat la vostra empresa a utilitzar un programari de comptabilitat desglossat, o fins i tot a un sistema de comptabilitat manual, en algun moment, podeu decidir actualitzar la vostra comptabilitat computada per portar el vostre negoci al següent nivell. Per fer que la transició sigui indolora i configurar l'empresa per obtenir un èxit de comptabilitat, ajuda a fer un treball de preparació abans de fer la transició cap a un paquet de programari de comptabilitat nou.
Comenceu per netejar les vostres dades històriques, perquè si teniu informació de comptabilitat que contingui entrades incorrectes, incorrectes o informació incompleta, aquests errors es transmetran al vostre nou sistema i us faran més difícil tenir integritat en els vostres llibres de comptabilitat.
Transició cap al nou sistema al final de l'any o almenys al final d'un trimestre, de manera que pugui tenir una data de tall neta. Això us ajudarà en el futur quan hàgiu de mirar enrere certes transaccions històriques. A continuació, consulteu el diagrama de comptes de la vostra empresa per obtenir errors i afegir comptes nous si cal. Reviseu la llista de clients, la llista de venedors, la llista d'empleats i qualsevol altra llista inclosa en el programari de comptabilitat que inclogui comptes vells o no utilitzats o entrades duplicades.
Feu que el vostre comptador auditi cada compte de llibre general al saldo de prova de la vostra empresa per verificar que el saldo del compte sigui veritablement precís. El vostre nou sistema pot no ser capaç d'acomodar el detall d'aquestes transaccions, és a dir, si reenviu un saldo del compte amb errors, no tindreu cap informació al nou sistema que ajudi a resoldre errors o inexactituds. Finalment, consulteu amb el vostre comptador o CPA per veure si pot revisar la configuració del vostre sistema i recomanar-vos qualsevol modificació que pugui racionalitzar o afegir eficiència al vostre flux de treball comptable.
