Les empreses estableixen procediments de compra per garantir que les compres siguin en el millor interès de l'empresa i que els diners es gastin de manera eficient. Aquests procediments abasten tot, des de petites compres d'un únic proveïdor fins a processos de licitació extensius. En un procés de licitació, un gestor de compres selecciona la millor oferta d'una llista de les ofertes de proveïdors, segons el cost, la fiabilitat i el termini per rebre els productes.
Petits diners en efectiu
Les empreses estableixen un límit per a compres petites en efectiu, com ara $ 25 o $ 100. Un empleat que fa una compra amb diners en efectiu sovint ho fa amb els seus propis diners. Manté el rebut i envia un formulari al seu supervisor o al departament de nòmines que inclou el cost de l'article, inclòs l'impost, el motiu de la compra, la data i el venedor. A continuació, rep reemborsament per a la compra del fons de caixa petit.
Mercat obert
Les compres de mercat obertes no requereixen processos de licitació, però sovint necessiten l'aprovació d'un departament de compres perquè el preu de la mercaderia està per sobre del límit d'efectiu petit. Un sol·licitant fa una sol·licitud de béns, de vegades nomenant un proveïdor específic, i si la sol·licitud està aprovada, realitza la compra directament del venedor. Ella pot comprar-se i rebre pressupostos verbals de preus dels venedors, però no té ni pot triar la pròpia venedora.
Licitació de licitació
Un negoci estableix un límit de compra per determinar quan el sol·licitant gestionarà la major part del procés d'oferta de compra i quan el departament de compra ho faci. Si el cost de les mercaderies és inferior a aquest límit i el procés de licitació és necessari, el sol·licitant recopila una llista d'ofertes de proveïdors i presenta les ofertes al departament de compres, que selecciona el proveïdor amb la millor oferta. El procés d'oferta del sol·licitant pot incloure un marc de temps per acceptar ofertes.
Oferta del Departament de Compres
Quan el cost dels béns o serveis supera el límit de compra, el departament de compres controla la major part del procés de licitació de compra, amb assistència del sol·licitant. El sol·licitant explica per què necessita els béns i el departament de compres sol·licita ofertes per part de venedors durant un nombre determinat de dies. Una vegada que aquest termini caduca, el departament de compres selecciona el proveïdor amb la millor oferta.
