Els procediments d'oficina són l'estàndard acceptat per fer negocis dins d'un lloc de treball específic. Aquests estàndards poden variar en funció de la indústria, la càrrega de treball, la ubicació geogràfica, la professionalitat de l'oficina o la mida de l'empresa. Per exemple, els procediments d'oficina en una pràctica mèdica, dental o legal seran molt diferents als d'un negoci de construcció, venda o importació. No obstant això, hi ha algunes "normes" per als procediments d'oficina a les indústries.
Procediments telefònics
Totes les oficines requereixen maneres telefòniques professionals i corteses. Respongueu ràpidament al telèfon, parleu amb claredat, i no deixeu mai de trucar durant uns segons sense tornar a trucar, tot i que tot això es diu: "Encara estic treballant en la vostra sol·licitud".
Traieu els missatges dels treballadors que no estan disponibles o no estan disponibles. Recordeu clarament el nom, la data, l'hora i el número de telèfon de la persona que truca, juntament amb el propòsit de la trucada, si es dóna. Quan hi hagi un sistema de correu de veu, pregunteu a l'interlocutor si vol deixar un missatge de veu i després transferir-lo al sistema de correu de veu. No es pot transferir una trucada sense informar l'autor abans de la transferència.
Gestió de registres
Les característiques específiques de la gestió de registres varien molt de l'oficina a l'oficina, però els detalls de totes les operacions empresarials han de mantenir-se de forma ordenada i professional. Manteniu còpies de tots els rebuts, factures, declaracions de comptes, ordres de treball, propostes, estimacions de feina, correspondència, informes i qualsevol altre document produït per l'empresa.
Creeu fitxers per a cada proveïdor, compte de client, venda o projecte, segons les especificacions de l'empresa. Etiquetar clarament totes les carpetes i arxivar-les en un lloc fàcilment accessible on es pugui recuperar ràpidament quan sigui necessari. Aquests són requisits per a una gestió adequada de qualsevol negoci, independentment de la indústria.
Manipulació i distribució de correus
La gestió del correu entrant i sortint també variarà per oficina, però tractarà tot el correu com a correspondència important i gestionar-lo amb promptitud, especialment la correspondència amb clients i clients.
Obre i dirigeix el correu al departament o empleat corresponent, depenent de procediments específics de l'empresa. Mai obriu el segell de correu electrònic "personal". Si el correu entrant s'obrirà abans de la distribució, clica el sobre a la part posterior de la correspondència en cas que es necessiti una adreça o una informació del remitent.
Penseu el correu sortint, si cal, i fixeu la quantitat correcta de franqueig a l'extrem superior dret. Si el correu és recollit per un operador de correu, col·loqueu-lo a la ubicació de sortida corresponent per recollir-la. Si es dirigeix a l'oficina postal local, col·loqueu totes les lletres d'una caixa per facilitar el transport. Toca tots els paquets de forma segura i clara, etiquetar-los per obtenir un lliurament adequat.
Informàtica i tecnologia
Garantir que les dades de l'ordinador estiguin protegides correctament és important a l'oficina d'avui que es basa en gran mesura en aquesta informació. Practica els procediments bàsics de seguretat per salvaguardar arxius i maquinari.
Per protegir documents i programari, creeu una còpia de seguretat diària de tots els fitxers de l'ordinador en un lloc d'Internet que ofereixi aquest tipus de servei o en una unitat flaix o un disc Zip. Aneu amb compte quan descarregueu fitxers i programari des d'Internet. Mantingui una programació de protecció antivirus que s'executi cada vegada que es connecti una computadora i mantingui la base de dades de virus actualitzada ja que sorgeixen noves amenaces contínuament.
Protegiu el maquinari amb un protector de sobretensions fort i fiable. Apagueu les computadores durant la nit quan ningú les utilitzi, i desconnecteu qualsevol electrònica durant les tempestes de raigs.
