La informació confidencial és qualsevol informació que vulguis mantenir completament privada, ja sigui per motius laborals o personals. Si envieu informació confidencial a una altra, és una acció arriscada. Heu d'assegurar el missatge confidencial de la mateixa manera que protegiu qualsevol cosa que consideri que té un valor elevat.
Escenaris comuns
Les empreses solen enviar informació confidencial a altres associats o col·legues de negocis sobre projectes secrets més destacats. Un exemple és si una empresa està considerant una fusió amb una altra, ha de comunicar el pla proposat i no vol que els competidors coneguin encara. Un altre escenari habitual en què una de les parts ha de transmetre informació confidencial és si un escriptor de pel·lícula vol enviar un guió inèdit a un director. Un empresari podria enviar una oferta d'ocupació confidencial a un candidat, o el candidat podria demanar que mantingui la seva sol · licitud privada. En els tres casos, és convenient compondre una carta de presentació de confidencialitat com a preàmbul de la informació adjunta.
Per què una carta de presentació?
Quan envieu informació confidencial, ja sigui per correu electrònic o per correu electrònic, corre el risc de ser interceptat per tercers no autoritzats. Però fins i tot si la informació arriba al destinatari de manera segura, encara arrisqueu la negligència del destinatari a l'hora de gestionar la informació i mantenir-la privada. Podeu minimitzar el risc formant una carta de presentació que reforci el vostre desig de confidencialitat completa.
Què incloure
Un dels primers ítems a incloure en una carta de presentació és l'etiqueta "Confidencial" o "Personal i confidencial", imprès en lletres en negreta i majúscules a la part superior o directament sobre el cos de la lletra. Recordeu al destinatari en termes generals el que es refereix a la comunicació, com ara "la discussió que vam tenir recentment sobre Project X." Expressa clarament que tot el contingut del que el destinatari està a punt de llegir es realitzarà amb total confidencialitat, sense cap partit. hauria de veure-ho, excepte els destinataris explícitament designats.
Altres consideracions
Abans d'enviar un document confidencial a una altra part en determinades circumstàncies, és aconsellable que la persona revisi i signi un acord de no-divulgació (NDA), especialment si es tracta de dades extremadament confidencials. El NDA defineix el que s'inclou quan es refereix a informació confidencial, les obligacions del destinatari i qualsevol cronologia específica per mantenir la informació privada. Reafirmar els termes clau de l'acord de no revelació a la vostra carta de presentació. També haureu d'incloure una còpia de l'NDA signada directament darrere de la carta de presentació.
