Microsoft descriu el calendari d'Outlook com un "calendari i un component de programació que està integrat íntegrament amb el correu electrònic, contactes i altres funcions" que permeten a l'usuari crear cites i esdeveniments, organitzar reunions, veure programacions de grups i realitzar altres tasques. L'Outlook també inclou funcions de captura de notes, una revista i navegació web i permet a tercers gestionar la companyia i calendaris individuals des d'ubicacions remotes. Outlook pot configurar-se i sincronitzar-se amb una PDA o telèfon intel·ligent d'un individu per a les capacitats en curs i la gestió del calendari.
Obriu Outlook utilitzant un ordinador personal, dispositiu PDA o telèfon intel·ligent. Outlook s'obre per mostrar la bústia, l'aplicació de correu electrònic. Un al costat esquerre de la pantalla localitzeu la pestanya del calendari per accedir a l'aplicació del calendari.
Feu clic a la pestanya del calendari per mostrar l'aplicació del calendari personal. El calendari sovint mostrarà el dia actual de la setmana o el resum de la setmana, incloent totes les entrades anteriors o cites per a un individu o persones múltiples dins de l'empresa.
Localitzeu el botó d'inici a la part superior de la pantalla i seleccioneu elements nous al menú desplegable. Un esdeveniment independentment del tipus és un element nou i cada nou esdeveniment s'ha d'introduir per separat.
Seleccioneu la fitxa de l'esdeveniment durant tot el dia si l'esdeveniment es durà a terme durant tot el dia. La majoria dels esdeveniments tindran un temps d'inici i final. Es crearà una finestra emergent d'un nou esdeveniment.
Introduïu un encapçalament de tema per a l'esdeveniment al camp assumpte. El tema és el que es mostra a la vista de resum del calendari després de crear l'esdeveniment. També s'haurà de proporcionar una ubicació per a l'esdeveniment.
Feu clic a la icona Opcions per indicar als altres espectadors del calendari l'estat de l'esdeveniment. Els indicadors d'estat estan codificats per colors i inclouen l'estat fora de l'oficina, ocupat, gratuït o l'estat és provisional.
Seleccioneu l'hora d'inici i finalització de l'esdeveniment al menú desplegable. Si l'esdeveniment té una durada de diversos dies, indiqueu-lo amb els temps d'inici i finalització i l'esdeveniment es mostrarà durant diversos dies a la vista del resum del dia / setmana / mes del calendari.
Feu clic al botó Desa per desar l'esdeveniment addicional i per tancar la finestra del navegador. L'esdeveniment s'ha de mostrar a la vista de resum del dia / setmana / mes del calendari. Si el calendari es troba en una carpeta pública, altres podran veure l'esdeveniment tan aviat com s'afegeixi.
Repetiu els passos anteriors per a cada esdeveniment. Els esdeveniments no relacionats s'han d'afegir al calendari individualment. Si feu doble clic en una data de la vista del calendari Dia / Setmana / Mes, s'accedirà a un accés directe a la finestra emergent del complement esdeveniment.
