El correu electrònic és un mètode eficient i més ràpid d'enviar comunicacions empresarials en comparació amb el servei postal. També és una manera més fàcil d'intercanviar documents. Algunes coses a tenir en compte en enviar un correu electrònic de negocis amb un fitxer adjunt són la seva mida, el programa utilitzat per crear el fitxer adjunt i la possibilitat de virus. També és important recordar que el destinatari pot no ser l'únic que veu el missatge. Utilitzeu un to professional que deixarà una impressió favorable.
Escriure una línia de tema que reflecteixi adequadament el missatge. Les línies específiques de l'assignatura ajudaran els empleats a organitzar el correu electrònic segons els projectes de l'empresa. Els títols vagues com ara "Important" o "Llegiu" fan que sigui difícil trobar missatges en el futur.
Redacteu un missatge que sigui conciso i fàcil de llegir. Els empleats han de filtrar diàriament grans volums de missatges de correu electrònic i tenir poc temps per llegir missatges llargs. Utilitzeu una font llegible, incloeu molt espai en blanc i utilitzeu les majúscules i minúscules de manera adequada. Escriviu el vostre missatge en un to curt que sigui cortès però professional, i comenceu i finalitzeu amb salutacions professionals.
Consulteu el fitxer adjunt. Els empleats ocupats sovint són apresurats durant el temps i poden passar per alt el fitxer adjunt si no hi ha cap referència. Permet que el destinatari sàpiga què és el contingut adjunt i què fer amb ell.
Assegureu-vos que heu adjuntat el document abans d'enviar-lo. Janis Fisher Chan, autor de "E-Mail: A Write It Well Guide - Com escriure i administrar correus electrònics en el lloc de treball", informa d'adjuntar el document abans de començar a escriure el missatge.
Deixeu al vostre lector saber quin programa es necessita per obrir el fitxer. Microsoft Office Suite i Adobe Acrobat Reader són aplicacions habituals que s'utilitzen en el lloc de treball.
Tingueu en compte la quantitat de temps que trigarà el destinatari a descarregar el fitxer adjunt. Utilitzeu un programa de compressió d'arxius per a fitxers grans, com ara WinZip o trenqueu el fitxer en seccions més petites que podeu enviar per separat. En consideració per a l'empleat ocupat, també podeu enganxar el document al cos del missatge.
Revisa el teu missatge. Els errors ortogràfics i gramaticals són poc professionals. També eviteu utilitzar l'argot, les abreviatures i els emoticones al missatge. Aquests poden ser termes coneguts, però són inadequats en missatges comercials.
Escaneja el missatge i el document adjunt per a virus abans d'enviar.
Incloeu una exempció de responsabilitat encoratjant al lector a escanejar el fitxer adjunt per a virus abans de descarregar-lo. Això pot protegir a la vostra empresa de la possibilitat d'accions legals si el destinatari rep un virus a través del seu fitxer adjunt.
Avís
No envieu correus electrònics, correu brossa o broma com a fitxers adjunts. Són poc professionals i inadequats.
