Com configurar una oficina virtual. En un entorn global, els llocs de treball no tenen pràcticament límits amb empleats ubicats a tot el món. Amb l'augment del preu dels immobles, l'oficina virtual s'ha convertit en un fenomen atractiu per a molts empresaris. Les empreses poden ubicar-se en un lloc determinat, però els empleats realitzen els seus assumptes d'oficina diaris des de diferents ubicacions com ara un hotel, una cafeteria o una llar.
Decideix sobre una adreça comercial per a la vostra oficina virtual. Pot ser un número de bústia o es podria utilitzar un servei de bústies de correu de l'Agència de recepció de missatges comercials (CMRA) per obtenir una adreça de so corporativa.
Mireu les opcions de connectivitat. Hi ha diversos per triar si són els correus electrònics, telèfons mòbils, fòrums en línia, missatgers instantanis, VoIP i molt més.
Feu la vostra ubicació triada perquè l'oficina virtual estigui a punt per configurar-la. Proporcioneu el lloc i creeu un ambient de treball tal com vulgueu. Assegureu-vos que hi ha prou espai per instal·lar l'electrònica necessària, com ara ordinadors, màquines de fax i línies telefòniques.
Instal·leu el programari necessari als vostres equips en funció de les vostres necessitats. Alguns programes estan dissenyats específicament per a conferències web, presentacions, programació de reunions, etc. També és una bona idea triar un programa antivirus fiable per protegir la vostra PC d'atacs en línia.
Poseu-vos en contacte amb un proveïdor de serveis telefònics i obteniu un sistema telefònic modern amb una instal·lació de resposta de veu interactiva (IVR) per ajudar a gestionar les trucades sense haver de tenir instal·lades al lloc. La seva tecnologia incorporada arriba a un preu raonable i només es cobren per l'ús real.
Configureu una instal·lació intranet que només els empresaris de la companyia puguin accedir per passar informació, comunicació vital, arxius i documents o entrar a la Xarxa Privada Virtual (VPN) perquè el material transferit sigui totalment confidencial. Feu un seguiment de qui accedeix a la base de dades de la vostra organització mantenint registres d'informació d'entrada, sortida i accés.
Programeu les vostres reunions oficials amb companys de feina, clients o altres persones amb una tassa de cafè en un lloc que sigui bo per a tothom. Si tots els contactes no poden estar físicament, podeu organitzar la connectivitat mitjançant càmeres web, telèfons mòbils i missatgeria instantània.
Assegureu-vos que els vostres empleats envieu regularment fulls de temps per registrar el nombre de les hores de treball. Busqueu sistemàticament aquests fulls de temps en funció de les hores estimades necessàries per a tasques específiques per mantenir el temps de producció no productiu.
Consells
-
Una sèrie d'aplicacions comercials es presenten en forma de "suites" que inclouen la majoria de programes necessaris per configurar una oficina virtual i fins i tot més. Algunes de les suites populars són Microsoft Office, Lotus, Corel i AppleWorks. Si teniu el pressupost, proporcioneu als vostres empleats la parafernàlia necessària, com ara portàtil, telèfon mòbil Wi-Fi, VoIP i altres equips. A continuació, vostè i la seva plantilla es poden connectar de manera eficient.
Avís
Feu una còpia de seguretat de les dades periòdicament per evitar una fusió completa del negoci diari si el sistema es bloqueja. Això pot ser un escenari de sorpresa.
