Els sistemes comptables computats inclouen l'ús d'ordinadors i una aplicació o programa de programari per ajudar les empreses a registrar, informar i analitzar informació financera. Aquests sistemes segueixen els mateixos principis bàsics pels quals operen els sistemes manuals. Les aplicacions de programari fan servir llibretes, revistes i altres eines de comptabilitat, igual que els sistemes de comptabilitat manual tradicionals. No obstant això, la comptabilitat computada pot augmentar l'eficàcia i l'eficiència del procés comptable d'una empresa.
Flux de treball
Els sistemes comptables computats augmenten el flux de treball de la informació financera d'una empresa. En lloc d'utilitzar els empleats per ingressar transaccions financeres al llibre general, els sistemes comptables computats poden importar aquesta informació de forma electrònica. Els propietaris i gestors també poden establir procediments interns en una aplicació de programari comptable per processar la informació d'acord amb regles i directrius específiques. Això permet que els comptables passin més temps informant i analitzant informació en comptes d'introduir les dades.
Seguretat
Els empresaris i gestors poden utilitzar sistemes comptables informatitzats per crear un entorn més segur per a la seva informació financera. Els sistemes comptables computats permeten als propietaris i directius restringir l'accés dels empleats a determinada informació financera. D'aquesta manera, els empleats no poden manipular informació ni utilitzar-la per obtenir-ne el benefici personal. Les contrasenyes, codis de xifrat i altres funcions ajuden els administradors a mantenir la informació segura d'un ús inadequat. Les organitzacions més grans també poden utilitzar sistemes comptables informatitzats per millorar els seus controls interns.
Informes
Els informes són sovint molt més fàcils quan s'utilitza un sistema comptable informatitzat. Les empreses poden crear informes de costos, saldos de prova i estats financers al clic d'un botó. Si ho feu, també us ajudarà els propietaris i els administradors a revisar la vostra informació de forma més ràpida per garantir que sigui precís, rellevant i oportú. Els sistemes comptables computats també permeten als propietaris i al gestor crear informes múltiples durant tot el període comptable. Els informes múltiples poden ajudar a crear un procés de revisió més eficaç per garantir que no hi hagi irregularitats en la informació comptable o financera de la companyia.
