La informació de comptabilitat és informació sobre les transaccions d'una entitat empresarial. Des de comprar inventari i maquinària per contractes de construcció a llarg termini, els esdeveniments que es produeixen en les operacions empresarials gairebé sempre es tradueixen en informació comptable. La comptabilitat és un mètode per identificar i registrar aquestes dades i utilitzar-lo per generar informes útils per a diversos usuaris. Aquests usuaris generalment es classifiquen en dos grups: usuaris interns i usuaris externs. Atès que les necessitats d'aquests usuaris són tan variades, la comptabilitat té dues perspectives principals. La comptabilitat empresarial és una perspectiva orientada cap als usuaris interns. La comptabilitat financera es basa en dades històriques i està estandarditzada per als usuaris externs. Per entendre aquestes perspectives, cal comprendre diversos conceptes subjacents que constitueixen la base de la comptabilitat com a llengua de negoci.
Consells
-
La informació de comptabilitat és mesurable, informació quantificable sobre les transaccions i els esdeveniments que impliquen una entitat comercial.
Què és la informació de comptabilitat?
La informació de comptabilitat és la informació que es deriva de les transaccions comercials. Un cop identificats, la informació es classifica i es registra, i eventualment es troba en diversos informes. Per a la comptabilitat en efectiu, això és relativament senzill. Els ingressos es registren en els llibres quan es rep els efectius, i les despeses es registren quan es paga l'efectiu. Aquest mètode pot ser més senzill, però només és adequat per a empreses més petites amb només uns pocs propietaris o socis. No obstant això, les empreses amb més inversors i empreses que tenen inventari troben la base de meritació de la comptabilitat necessària. Addicionalment, les lleis exigeixen que les empreses que cotitzen en borsa hagin utilitzat la comptabilitat de fons de deute. Les transaccions en la comptabilitat de meritació es registren pel que fa a l'equació de comptabilitat, on cada transacció té un costat de deute i un costat de crèdit.
Quins són els tres elements bàsics de la comptabilitat?
L'equació de comptabilitat està constituïda per tres elements: actius, passius i patrimoni net. Els actius són coses que l'empresa té i pot utilitzar. Els actius poden ser tangibles, com elements d'inventari, maquinària, edificis i subministraments, o intangibles, com ara patents i drets d'autor. Els instruments d'efectiu i d'efectiu, com ara els saldos del compte bancari, també es consideren actius. Un negoci també podria tenir inversions, que es considerarien actius a llarg termini.
Els passius són quantitats que l'empresa deu a altres entitats. El negoci pot comprar inventari per a revenda a crèdit, per exemple. L'import que deuen al seu proveïdor seria una responsabilitat fins que es pagui. Atès que l'empresa paga els empleats i reté els impostos dels xecs de pagament, incorrerà en un passiu en forma de retencions fiscals degudes al govern. El negoci pot obtenir préstecs o línies de crèdit per pagar certes despeses. Aquests saldos de préstec representarien passius del negoci.
El patrimoni net és una combinació dels imports invertits en el negoci pels titulars o accionistes i els guanys del negoci al llarg dels anys. Un domiciliari, una associació o una empresa exclusiva podria començar a tenir els membres del negoci que cadascun posi una quantitat d'efectiu en un compte bancari per a l'empresa a utilitzar. Una empresa podria començar amb un gran grup d'inversors aglutinant tots els diners junts. En qualsevol cas, aquesta inversió representa la seva participació en el negoci i es denomina capital de l'empresa. A mesura que l'empresa opera, els seus guanys i pèrdues augmentaran o disminuiran l'equitat.
Aquests tres elements es combinen en l'equació de comptabilitat, que estableix que els actius són iguals a passius més patrimoni. Igual que amb qualsevol equació, els dos costats han de romandre iguals. És aquest concepte el que subjau a la necessitat d'un compte de crèdit i de crèdit a cada transacció. Un augment dels actius sempre produirà un augment dels passius o el patrimoni net o una disminució en un actiu diferent que es va canviar. Per exemple, si la vostra empresa compra inventari amb diners en efectiu, la transacció redueix l'actiu en efectiu per augmentar l'actiu de l'inventari. Si la vostra empresa compra l'inventari a crèdit, el vostre negoci ha augmentat un passiu, comptes a pagar, per tal d'augmentar el compte d'actius d'inventari.
Per què és important la comptabilitat per a empreses?
La informació de comptabilitat ajuda a les persones a prendre decisions empresarials i financeres. La seva confiança en la precisió i fiabilitat d'aquesta informació és gairebé tan important com els resultats financers reals de l'empresa. Per tant, és important disposar d'un sistema que capturi amb precisió les realitats de les operacions d'un negoci i la seva situació financera i informa la informació de bona fe. Hi ha molts usuaris d'informació comptable, cadascun dels quals té diferents preocupacions sobre el negoci.
Els directius han de poder predir els resultats potencials de les diferents decisions empresarials. Els empleats volen saber que el negoci continuarà funcionant d'una manera econòmicament estable. Els inversors volen saber com una empresa utilitza els seus diners per obtenir beneficis, i han de poder comparar el negoci amb altres empreses per tal d'avaluar estratègies d'inversió. Els proveïdors i altres creditors necessiten saber sobre el rendiment financer d'un negoci i si la vostra empresa té o no suficients o està utilitzant massa crèdit. En un sentit ampli, aquests usuaris es poden dividir en dos grups bàsics: interns i externs. Com a resultat, la comptabilitat té dues branques principals: gerencial i financera.
Comptabilitat financera
La comptabilitat financera és la branca de comptabilitat que se centra en informes estandarditzats per proporcionar informació als usuaris externs. Les empreses que cotitzen en borsa, les que ofereixen les seves existències a la venda en diversos intercanvis, han de preparar informes de comptabilitat financera i presentar-los amb la Comissió de Valors i Intercanvi per a la seva visualització pública. El Consell de Normes de Comptabilitat Financera estableix els estàndards que regulen la forma en què s'aconsegueix la comptabilitat financera. Aquests principis de comptabilitat generalment acceptats, o GAAP, serveixen com a marc per als comptadors a utilitzar en decidir com mesurar i registrar informació financera.
GAAP dicta que la informació comptable ha de tenir certes qualitats: rellevància, materialitat, fiabilitat, comprensibilitat i comparabilitat. La informació rellevant és informació que influeix en la decisió presencial. La materialitat significa que alguna cosa és prou significatiu com per adonar-se'n. Per exemple, un negoci de diversos milions de dòlars podria no haver de preocupar-se per un informe precís d'una transacció de 200 dòlars, però podria trobar una transacció de 20.000 dòlars per ser material. La informació confiable no té errors o manipulacions. La comprensió implica que la informació es presenta de manera clara i eficient per evitar una mala interpretació. Finalment, la comparabilitat significa que les declaracions es creen i es presenten seguint els mètodes comptables acceptats en el moment. Això permet als usuaris comparar una empresa a una altra perquè saben que se'ls informa la informació de la mateixa manera de l'empresa al negoci.
Principis fonamentals de comptabilitat de la comptabilitat financera
La comptabilitat financera es basa en el deute i utilitza el GAAP com a marc. Sota GAAP, els ingressos es corresponen amb les despeses que es fan servir per crear-les. Els ingressos es consideren guanyats quan l'empresa ha lliurat béns o prestats serveis, ja sigui que es canviïn efectiu o no. Les despeses també es registren quan es reben béns o serveis. Aquestes transaccions entren als llibres al seu cost històric i no es revaloritzen més endavant. El cost històric és objectiu, mentre que la revaloració seria subjectiva i s'ha d'evitar. Aquests principis guien la creació dels estats financers.
Els principals estats financers
En la comptabilitat financera, cada cicle de comptabilitat es tradueix en tres grans estats financers: el compte de resultats, el balanç i el detall dels fluxos d'efectiu. A partir d'aquestes tres declaracions, els usuaris poden analitzar una gran varietat de ràtios de rendiment per comparar fàcilment una empresa a una altra, fins i tot quan les empreses són de diferents mides.
El compte de resultats mostra els diferents comptes d'ingressos i despeses. Els ingressos es presenten primer. Si l'inventari està involucrat, el cost dels béns venuts es dedueix generalment dels ingressos en primer lloc, abans de passar a categories de despeses de detall. El cost de les mercaderies venudes i les despeses es dedueixen dels ingressos per obtenir el benefici net o la "línia inferior" del compte de resultats.
Un balanç segueix l'equació de comptabilitat. Mostra tots els comptes d'actius d'una banda i els comptes de responsabilitat i patrimoni de l'altra. Quan els llibres es tanquen al final d'un període comptable, els ingressos nets es mostren als comptes de capital. Es prepara un saldo de prova, s'ajusten les entrades del diari i, al final, es prepara un balanç on els actius equivalen a la suma de passius i patrimoni net.
La declaració de fluxos d'efectiu mostra on va sortir l'efectiu del negoci. Encara que la comptabilitat de meritació implica que les transaccions es registren quan les obligacions es compleixen o es prenen sense tenir en compte l'efectiu, encara és important saber què va passar amb l'efectiu del negoci.L'estat de fluxos d'efectiu explica com els efectius van entrar i sortir del negoci. Rompeu aquests fluxos en diferents tipus d'activitats. Per a una anàlisi més clara, els fluxos d'efectiu de les operacions comercials es mostraran separadament dels fluxos d'efectiu de les activitats d'inversió o de finançament.
Comptabilitat de gestió
Per contra, la comptabilitat empresarial és molt més flexible. La gestió pot necessitar veure la informació de diverses maneres per avaluar una decisió. Són lliures d'utilitzar qualsevol format d'informe que els sigui més útil. Els informes comptables directius no es mostren als usuaris externs i, per tant, no es veuen obligats per l'ús del GAAP.
La comptabilitat empresarial sovint és orientativa i subjectiva. Els administradors poden necessitar fer anàlisis de costos i beneficis, trobar punts d'equilibri, examinar els costos del cicle de vida o descompondre informes en diferents segments de negocis que els requerits als informes financers. El principal avantatge de la comptabilitat empresarial és, doncs, la flexibilitat per manipular els informes, per la qual cosa són més útils per a la decisió que teniu. Tanmateix, la naturalesa subjectiva d'aquests informes desafia el GAAP, per la qual cosa no es mostren als usuaris externs.
Altres tipus d'informació de comptabilitat
La comptabilitat fiscal i la comptabilitat sense ànim de lucre presenten unes regles més especialitzades que les comentades aquí. Al discutir la comptabilitat fiscal, podeu escoltar el terme "reconciliació de llibres amb impostos". Això vol dir que el comptador explica les diferències entre el que es mostra en els informes comptables financers i quins resultats apareixen a la declaració d'impostos. Això es deu a que les normes de GAAP i IRS de la Junta de normes de comptabilitat financera difereixen en com es tracten determinades transaccions. Un exemple és el tractament de les despeses dels menjars. Si bé és probable que reflecteixi el cost total d'un menjar en els llibres del vostre negoci, l'IRS només permetrà un 50% de la despesa en la majoria dels casos. La vostra reconciliació tindria una línia de comanda que mostra l'altra meitat de la despesa com a explicació.
La comptabilitat sense ànim de lucre es fa de manera molt específica ja que les empreses sense ànim de lucre sovint tenen assignacions de manera molt específica. Els emissors de subvencions poden tenir restriccions molt específiques sobre com es poden utilitzar els diners. Per exemple, es podria disposar d'una subvenció per ajudar a les treballadores que treballen poc qualificades a obtenir formació professional. L'entitat sense ànim de lucre haurà de demostrar que els fons de subvencions es van utilitzar per assolir aquest objectiu. No poden utilitzar aquests fons de subvencions per a altres projectes, o hauran de tornar els fons a l'emissor. De la mateixa manera, els donants podrien donar a un projecte específic en comptes d'un fons general sense ànim de lucre. Voldran veure que es van complir els objectius del projecte. La comptabilitat sense ànim de lucre separa els diners en diversos "fons" per dur a terme aquest informe.
Encara que la definició de la informació comptable sembla senzilla, podeu veure ràpidament com el camp de comptabilitat ha crescut fins a incloure tantes especialitats. Hi ha persones que treballen en àrees temàtiques molt àmplies, però moltes vegades més en funcions molt especialitzades. Una persona pot tractar únicament en comptes per pagar, per exemple, assegurar-se que l'empresa paga les seves factures a temps perquè les llums es mantinguin i l'inventari segueixi fluint sense problemes. Una altra persona podria decidir treballar únicament en la informació fiscal d'un negoci, assegurant la precisió d'informes i el compliment de totes les regulacions de les entitats fiscals, ja siguin federals o estatals, d'ingressos, vendes o impostos sobre la nòmina. Una cosa és certa: tots registraran informació sobre les transaccions del negoci i els utilitzaran per informar a diverses parts interessades.
