Escriure una factura per hores treballades, o un servei específic prestat a un altre negoci o individual, requereix un enfocament lleugerament diferent del que s'utilitza per vendre un producte tangible. En lloc de cobrar un preu minorista o majorista establert, vostè factura ja sigui per hores treballades a un preu acordat o un servei específic realitzat per un preu acordat. La facturació dels serveis prestats requereix atenció als detalls.
Comuniqueu-vos als vostres clients quan i com els vau a facturar per al vostre treball. Si factura una part abans de començar un projecte, haureu d'informar els vostres clients. Si factura treballant en lloc d'esperar fins a la finalització del contracte, assegureu-vos que el vostre client estigui d'acord. Moltes empreses petites facturen electrònicament. Feu saber als vostres clients que rebran factures enviades per correu electrònic, de manera que no les elimineu accidentalment.
Mantenir bons registres. Compileu els registres de dates i hores treballades i la naturalesa dels serveis prestats. Reviseu el contracte del projecte o el contracte de servei per actualitzar la memòria dels termes específics. Verifiqueu el nom i l'adreça. Incloeu el número de referència de facturació del client, si n'hi ha.Incloeu el vostre propi número de referència del fitxer, si escau.
Utilitzeu un format senzill. Això fa que el procés de facturació sigui més eficient. També podeu utilitzar un programa de programari per estandarditzar el vostre format de factura. La seva factura ha d'incloure camps per als números de referència de la factura, la data de facturació, el nom comercial i l'adreça i el nom de l'agent contractant a qui s'envia la factura. Deixeu un ampli espai per detallar els serveis prestats juntament amb el codi o els codis de producte aplicables.
Especifiqueu l'import de la factura. Les hores poden ser les hores reals de servei que vau proporcionar a una tarifa horària acordada, o els serveis específics que vau proporcionar per a l'import de la factura. Per exemple, si està construint un porxo, és possible que hàgiu elaborat el pla, seleccioneu la fusta i posa les bases del marc durant un període de facturació. Podeu incloure les activitats i especificar una quantitat de factura de suma global. O bé, podeu fer una llista de cada activitat per separat, indicar les hores treballades per a cadascuna i calcular l'import de la factura multiplicant les hores treballades i la tarifa horària.
Inclou els documents de suport quan correspongui. Per exemple, si heu d'utilitzar serveis de missatgeria o duplicar serveis per completar les tasques, adjunteu còpies dels rebuts.
