Els notaris verifiquen l'exactitud de les signatures en documents importants com ara testamentos, fideïcomisos i pagarés. El notari certifica que les parts que signen el document han demostrat les seves identitats, entenen el document i no es van forçar a signar. Un cop complerts aquests requisits, el notari fa un segell oficial al document.
El manteniment de registres
Un notari ha de mantenir un llibre de registre oficial amb registres de cada signatura notarial. Tots els registres han de llistar els noms de les parts que signen el document notariat i la data i l'hora de la signatura. Una vegada que el notari hagi completat el manteniment de registres, totes les parts que signen el document també han de signar el llibre de registre. Les parts que signin el document hauran de presentar una llicència de conduir o passaport vàlid com a identificació prèvia a qualsevol signatura.
Qualificació
Un notari potencial ha de tenir almenys 18 anys d'edat i aprovar un examen d'elecció múltiple amb un 70 per cent o més per poder optar a una llicència. Si espera més de dos anys després de passar la prova per sol · licitar una llicència notarial, ha de tornar a aprovar l'examen. Els sol·licitants no han de tenir cap condemna prèvia de delictes greus o accions disciplinàries relacionades amb el frau a partir d'un termini anterior com a notari.
Consideracions
Un notari públic no pot notar cap document que inclogui el seu propi interès econòmic o personal. Els notaris estan prohibits d'assessorar o preparar documents legals, llevat que també tinguin una llicència vàlida per exercir la llei de l'associació d'advocats corresponent a la seva àrea.
Obligacions d'indemnització
Tot notari ha de tenir un vincle d'indemnització per protegir els seus clients dels danys econòmics causats per una signatura que no ha estat degudament presa. Els requisits exactes poden variar per a cada estat, però $ 10,000 és, en general, l'import mínim de bons acceptable.
Període de temps
Cada cita notarial és vàlida durant quatre anys. Una vegada acabada la cita, el notari pot sol·licitar la renovació. Normalment, les renovacions es concedeixen a menys que el notari hagi estat un frau negligent o comès mentre realitzava els seus deures.
Segells notarials
Un notari ha de mantenir el seu segell en un lloc on només ell pot accedir-hi. El segell no pot ser controlat per un empresari o client. Si el segell es perd, el notari ha de notificar l'autoritat notarial aplicable de l'estat. Quan es compra un nou segell a causa de la renovació de la comissió del notari o del canvi de nom, el segell antic ha de ser destruït o inutilitzat. Les especificacions per als segells notarials varien segons l'estat, amb la majoria dels estats que requereixen la llista i el nom del notari.
