Com preparar una entrada de diari. Mentre fa un seguiment dels vostres fons comercials, heu d'organitzar-vos amb les vostres entrades del diari. Seguint els dèbits i crèdits per a subministraments, despeses comercials, assegurances, efectiu, ingressos, càrrecs bancaris i qualsevol altra forma d'intercanvi monetari, podeu fer un seguiment continu de la vostra situació financera. El vostre sistema de seguiment s'inicia amb l'entrada del diari.
Registre la data, incloent l'any i l'hora de l'entrada a la primera columna. Si creeu les vostres entrades, es fa una forma fàcil de trobar una entrada específica més endavant.
Llista el compte utilitzat per a la transacció. Tingueu en compte si l'intercanvi prové de vendes, efectiu, assegurança, despeses de negoci o un altre tipus de compte. Mantingueu-lo curts, utilitzant abreviatures i sobrenoms del compte. Per obtenir més claredat, indiqueu tots els comptes possibles en una pàgina separada perquè el lector faci referència.
Tingueu en compte si la transacció era un domiciliació bancària o creditícia. Un dèbit indica que els diners s'han extret del compte per pagar un deute. Un crèdit indica que els diners s'han posat al compte com a pagament.
Escrigui l'import de la transacció. Aquesta és simplement la quantitat de diners, en format de dòlar, de l'intercanvi d'aquesta entrada. Considereu posar els dipòsits entre parèntesis, utilitzar codis de colors o utilitzar signes més i menys per significar quantitats positives i negatives.
Descrigui tota la informació necessària per entendre la transacció, com ara un nom de proveïdor o un canvi de lliurament. Mantingui aquesta informació concisa. El lector hauria de poder comprendre la informació addicional sense perdre massa paraules.
