Un procediment de funcionament estàndard és un document escrit que detalla les accions específiques a realitzar per completar una tasca o procés repetitiu. Els SOP no segueixen resum ni plantilla, ja que varien segons l'organització i l'ús. Per exemple, un SOP per a operacions de producció en una planta de fabricació variaria molt d'un establert per formar personal de vendes en un entorn minorista.
Objectius
Les empreses poden dur a terme SOPs per reduir els residus i augmentar els beneficis. Una organització sense ànim de lucre pot utilitzar un SOP per servir millor a la comunitat. Algunes empreses utilitzen SOPs per garantir l'adhesió a les regulacions governamentals o per millorar la seguretat en el lloc de treball. Encara que els motius per buscar millores poden variar una mica, independentment del medi ambient en què s'utilitzi un SOP, l'objectiu principal és millorar l'eficiència en algunes capacitats.
David Grusenmeyer, un membre d'extensió sènior de la Universitat de Cornell, crida variants en un sistema operatiu "enemic" de qualitat i eficiència. Per tant, es pot utilitzar un procediment de funcionament estàndard per racionalitzar les operacions mitjançant la configuració d'un conjunt de passos inalterables per assolir un objectiu específic.
Per què utilitzar SOP?
Les organitzacions dels Estats Units a les organitzacions sense ànim de lucre a les grans corporacions fan servir SOP per:
- Millora l'eficiència.
- Incrementa la qualitat.
- Garantir la seguretat.
Es poden escriure SOP específics per a les línies de producció, la neteja del lloc de treball, la capacitació dels empleats, el procés de nòmina i les revisions del rendiment dels empleats, entre altres tasques.
Treball preparatori per a la creació de SOPs
Per crear un SOP personalitzat, Grusenmeyer suggereix diversos passos:
- Busqueu àrees del vostre negoci on els procediments operatius estàndard seran beneficiosos.
- A partir de les seves troballes, identifiqueu una o dues àrees on l'èxit és més probable i els beneficis es veuran més afectats.
- Per a les àrees d'enfocament, repasseu els passos necessaris per dur a terme cada operació i classificar-los per importància.
- Finalment, reuneixi un equip de directius i empleats amb més coneixement sobre el procés i coordini amb el grup per crear els SOP.
Escriure el SOP
Indiqueu el SOP i descriu quines tasques s'inclouen. A la descripció, proporcioneu informació sobre:
- Qui farà el treball.
- Quins materials i equips són necessaris.
- Quin ha de ser el resultat final.
Proporcioneu detalls específics sobre com dur a terme la tasca, fins al punt que un empleat no supervisat pugui realitzar la tasca adequadament seguint la guia. Eduqueu a tots els empleats que treballaran en certa mesura en la tasca sobre els detalls del SOP i supervisaran i avaluaran constantment el SOP.
Consells
-
Si la vostra organització o empresa anava a realitzar una operació o un procediment una vegada, com per a un projecte especial, un SOP seria irrellevant. Tanmateix, quan els procediments repetitius formen part de fer negocis, crear un SOP és una bona gestió empresarial.
