Qualsevol negoci que ven un producte té inventari. Els productes han de tenir un preu exacte per maximitzar els beneficis i ser competitius contra rivals del mercat. Per fer-ho, s'ha de conèixer el valor dels productes i el cost per produir-los. Aquí teniu una ullada a dos mètodes per a la gravació i el seguiment d'aquesta informació vital: els sistemes d'inventari perpetu i periòdic.
Inventari definit
La majoria pensa en l'inventari com el subministrament d'articles a la venda que s'ofereixen a la venda. Tot i que això és cert, l'inventari també és el nom dels diversos comptes en què el comptador o el comptable registren aquesta informació. Un minorista que compra productes acabats i els revenda pot tenir un sistema d'inventari relativament senzill; els fabricants tindran molts més comptes per fer un seguiment del valor del treball en curs i el valor de les matèries primeres utilitzades en el procés de producció.
Sistema d'inventari perpetu
Amb un sistema d'inventari perpetu, totes les transaccions es registren al compte d'inventari tal com succeeixen. El saldo del compte reflecteix l'inventari a mà en qualsevol moment. El retard físic en el registre de les transaccions és tot el que separa el saldo del compte en temps real. Amb solucions tecnològiques com ara escàners de punt de venda, aquest retard pot ser molt reduït. Atès que els recomptes i valors d'inventari es mantenen constantment, no es requereix cap recompte físic d'inventari amb el sistema perpetu.
Sistema d'inventari periòdic
El sistema periòdic utilitza múltiples comptes per registrar vendes, compres de nous productes i rendiments del client, entre d'altres. Aquests comptes es mantenen fins al final del període d'inventari, que podrien ser mensuals, trimestrals o qualsevol altre calendari determinat per l'empresa, i després es reconcilien amb el compte d'inventari. En aquest moment, els comptes de transaccions es posen a zero en preparació per al pròxim període d'inventari. Un sistema d'inventari periòdic també requereix un recompte físic d'inventari al final del període. Es realitzen tots els ajustos necessaris al compte d'inventari i el període és complet.
Supervisió normativa
L'inventari és un actiu, igual que l'efectiu i immobiliari. Igual que altres actius, l'inventari pot ser manipulat per gestors sense escrúpols. La Llei Sarbanes-Oxley de 2002, promulgada en resposta als escàndols comptables públics de l'època, va codificar el requisit que la informació que una empresa posi en circulació sigui precisa en tots els aspectes materials. Les empreses han de verificar que els controls interns en el lloc siguin adequats i funcionin, i que tots els estats financers siguin precisos. Són penes per incompliment. L'acte ha restaurat la confiança en la precisió de la informació disponible per als possibles inversors.
Com triar
El factor principal a l'hora de decidir si utilitzar el sistema periòdic o periòdic és la capacitat de l'empresa de registrar dades de vendes tal com succeeix. La tecnologia fa que això sigui més probable que mai, de manera que moltes empreses optaran pel sistema perpetu. Una empresa que, per qualsevol motiu, no estigui equipada per fer-ho, pot optar pel sistema periòdic. En qualsevol dels casos, les normes que regulen la comptabilitat d'inventaris estan subjectes a les normes vigents de la legislació i la indústria contable, conegudes als Estats Units com a Principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP).
