Un sistema d'inventari perpètua és un conjunt de processos comptables que ajuden a una empresa a informar les dades d'inventari financer. Moltes empreses utilitzen aquest sistema, especialment aquells que utilitzen un sistema de comptabilitat de costos d'ocupació, o venen molts tipus d'inventari diferents. Les empreses han d'equilibrar els avantatges i desavantatges d'un sistema perpètua abans d'implementar-lo.
Informes acurats
Sovint, les empreses presenten informes financers més precisos amb un sistema d'inventari perpètua. Els comptadors actualitzen el llibre general després de cada transacció d'inventari. Això es tradueix en un compte de llibre general que reflecteix molt de prop l'inventari físic real. Els propietaris i gestors poden prendre decisions de qualitat basades en l'exactitud de la informació dels valors d'inventari. Diversos tipus d'inventari també es beneficien d'aquest mètode, ja que els comptadors rastrejaran amb precisió cadascun a través del llibre general.
Gestió electrònica
Els sistemes d'inventari permanent fan servir mètodes electrònics per registrar transaccions. Un exemple és el sistema de codis de barres que utilitza un venedor de roba per a la venda de productes. Cada escaneig registra dades que actualitzen el valor de l'inventari de l'empresa. Els comptadors utilitzen aquesta informació per equilibrar el llibre general. Les empreses també utilitzen les dades per ordenar productes utilitzant un sistema just-in-time. L'ordenament electrònic ajuda a prevenir accions i vendes perdudes.
Cost
Molts sistemes d'inventari perpètues són cars. El cost d'aquests sistemes és doble. La tecnologia necessària per fer que el sistema funcioni pot ser una gran despesa de capital. Actualitzar el sistema per a canvis nous a la tecnologia també és costós. Capacitar als empleats per utilitzar correctament el sistema és una altra despesa. Pel costat administratiu, les empreses han de trobar comptadors que puguin treballar el sistema i gestionar canvis freqüents al llibre general.
Procés
Els sistemes d'inventari permanent solen tenir molt de temps. Les actualitzacions electròniques del registre general d'una empresa poden provocar la necessitat de reconciliacions de comptes. Els comptadors sovint passaran hores copioses cada setmana o mes per reconciliar l'inventari. Els errors persistents també poden causar complicacions addicionals. Els comptadors necessiten corregir errors i equilibrar el compte d'inventari abans de tancar els llibres de l'empresa. Informar xifres inexactes d'inventari pot provocar una auditoria, cosa que provoca problemes potencials per a l'empresa.
