Els empleats de tots els nivells poden necessitar escriure memoràndums d'anuncis (comunament coneguts com memos) com a part dels seus treballs. Escriure notes efectives reflecteix positivament sobre la persona que les va escriure, ja que és un signe de tenir bones habilitats de comunicació. Les notes de notificació ofereixen notícies positives i negatives als empleats d'una organització. Els anuncis de promoció i obertura de treball sovint es reben amb emoció, mentre que els canvis en la política i els anuncis retallats poden causar ansietat i estrès. La creació d'un missatge sòlid ajuda a enviar missatges amb claredat i de forma positiva.
Identifiqueu el missatge clau que intenteu transmetre. Reflexioni sobre si les notícies seran benvingudes o no, i utilitzar aquesta informació per decidir la millor manera d'emmarcar el missatge que es lliura. Els missatges negatius necessitaran més informació sobre per què s'està fent alguna cosa, mentre que els missatges positius es poden centrar en les notícies que es lliuren sense afegir informació detallada detallada sobre el motiu de l'esdeveniment.
Conegueu els quatre components bàsics d'un memoràndum. Els millors memos s'adhereixen al format acceptat reconegut en l'escriptura empresarial. En fer-ho, els escriptors de notes romanen neutrals en els seus anuncis i no apareixen parcials. Els mons contenen quatre seccions clau: encapçalament, obertura, cos i conclusió.
Crea el teu encapçalament. Les capçaleres inclouen quatre seccions principals: a, de, data i assignatura. El camp "To:" inclou una llista de destinataris i els seus títols de feina. El camp "De:" inclou el nom i el títol de la persona de la memòria. El camp "Data:" amb més freqüència és la data en què es lliura la nota, en comparació amb la data en què es redacta o es crea. El camp "Assumpte:" indica als destinataris el propòsit de la nota. Aquests camps són similars als camps que s'utilitzen habitualment als correus electrònics, i cadascun d'ells hauria d'aparèixer de la manera següent:
Per: De: Data: Assumpte:
Escriu l'obertura de la nota. El paràgraf d'obertura es centra en el propòsit de la comunicació. inclosa tota la informació de fons necessària per ajudar els destinataris a comprendre l'anunci que es fa.
Escriu el cos de la nota. El cos inclou tota la informació detallada que els destinataris necessiten saber. Les promocions poden incloure informació sobre el nou treball i les responsabilitats d'un empleat, així com quan assumeixin el seu nou paper. Els canvis de política han d'incloure informació sobre quan la nova política es farà efectiva i com afectarà els empleats.
Escriure la conclusió del memoràndum. Una bona conclusió indica als empleats què han de fer per preparar els canvis.
Preneu-vos un temps lluny de la nota i torneu-hi per editar-los amb ulls nous. Les notes ben escrites estan lliures d'errors gramaticals i ofereixen missatges clars.
