S'utilitza una carta circular per compartir la mateixa informació amb un gran públic. Es diferencia en el propòsit d'una carta personal, que envia informació particular a un o alguns destinataris. Les lletres circulars s'utilitzen sovint per anunciar noves informacions o per aclarir les polítiques. Són alguna cosa general en el tema, ja que són àmpliament llegits. Escriure una carta circular de qualsevol tipus requereix alguns passos importants.
Coneix el teu públic. Per a les lletres circulars, els lectors són diversos, per tant, pot ser difícil mesurar el nivell de coneixements previs o la familiaritat amb el contingut que voleu compartir. No obstant això, considereu la majoria dels lectors potencials quan escriviu, de manera que la vostra carta sigui útil per a la majoria de les persones.
Distingeix entre lletres circulars internes i externes. Una carta circular interna, encara que circula per un gran grup, encara està restringida a un grup. Per exemple, una empresa pot circular una carta interna als empleats sobre una nova política d'empresa. En canvi, una carta externa seria una carta distribuïda a tots els clients o al públic.
Utilitzeu el to i la veu adequats per al tipus de comunicació (interna o externa) per a la qual funcionarà la lletra circular. Per exemple, un to de popa seria apropiat per a una carta circular a tots els empleats que s'ocupessin de la tardança o l'absentisme. Tanmateix, un to de popa no seria apropiat per a una carta per circular als clients.
Comparteix només la informació autoritzada. Atès que les lletres circulars estan destinades a un gran públic, no són adequades per revelar informació confidencial o detalls que no estan destinats a un públic generalitzat.
