Els propietaris de negocis que contracten empleats de manera autònoma o contractual requereixen enviar el Servei d'Impostos Interns un Formulari 1099-MISC per cada individu que guanya almenys 600 euros durant l'exercici fiscal. Els tipus d'empleats que han de rebre aquests formularis inclouen els empleats que no són membres del personal a temps complet, però que es veuen compensats pel seu treball.
Els empresaris han d'enviar formularis 1099-MISC als seus empleats contractats i al IRS. El termini per enviar formularis als empleats és el 31 de gener i el termini per enviar còpies de les 1099 formularis a l'IRS és a finals de febrer. L'IRS té sancions per als empresaris que no compleixin aquests terminis.
Obtenció de la informació dels empleats: omplir el W9
Quan contracteu un empleat independent o contractat, la informació fiscal bàsica es recopila mitjançant un formulari W9 que està disponible a l'IRS. El formulari demana el nom del contractista i el nom del seu negoci si és diferent, el seu número de la Seguretat Social o el seu número d'identificació fiscal. El W9 també demana al treballador que signi el formulari per certificar que estan exempts d'impostos retinguts de la còpia de seguretat. La majoria dels empleats estan exempts, però si no ho són, és responsabilitat de la companyia de retirar l'impost sobre la renda del pagament del contractista a un preu fix i enviar-lo a l'IRS.
Enviant 1099 formularis sense un número de seguretat social
L'IRS diu que tota persona requerida per presentar una declaració d'ingressos és necessària per proporcionar el seu número de la Seguretat Social o el número d'identificació dels contribuents al seu empresari. Si el contractista o treballador autònom no va omplir un formulari W9 i no pot obtenir aquesta informació abans del termini de presentació, pot enviar un formulari 1099 al contractista i l'IRS sense ell. No obstant això, haureu de tenir en compte que l'IRS us cobrarà una penalització per enviar un formulari incomplet a menys que es pugui demostrar que hi ha hagut una causa raonable d'omissió de la Seguretat Social o del número d'identificació fiscal. També heu de mostrar que ha actuat de forma responsable i ha pres mesures per evitar l'omissió d'aquesta informació, com ara escrivint el contractista per demanar aquesta informació. L'error del treballador per retornar un formulari W9 completat normalment es considera motiu d'exempció.
Com emplenar un 1099 corregit que inclou el SSN
Una vegada que tingueu la Seguretat Social o el número d'identificació fiscal, heu d'omplir un 1099-MISC corregit i afegir un "X" al quadre "Correcte" a la part superior del formulari. Ompliu el formulari afegint la informació corregida i el número de la Seguretat Social. També haurà d'escriure una carta a l'IRS explicant que faltava el número de la Seguretat Social juntament amb el seu propi número d'identificació fiscal.
