En comptabilitat, hi ha diversos documents financers utilitzats per fer un seguiment de les transaccions d'una empresa i la salut financera general. El llibre general i el balanç són dos dels documents centrals en el procés comptable d'una empresa. Encara que inclouen informació similar, el llibre general i el balanç no són els mateixos. El seu propòsit és diferent i els mètodes de registre de la informació en cada un són diferents.
Definició
Totes les transaccions es publiquen al llibre general de la revista diària mitjançant un sistema de deutes i crèdits, tal com s'utilitza en un llibre de xecs. És el nucli dels registres financers de la vostra empresa, el seguiment de totes les transaccions des del primer dia de la història de la vostra empresa. El balanç no es registra amb tanta detall com un llibre major. Es tracta d'una instantània de la salut financera d'una empresa en termes d'actius i passius en un determinat punt del temps.
Estructura
Els comptes d'un llibre major general s'agrupen en cinc categories; actius, passius, patrimoni net, ingressos i despeses. Normalment hi ha una pàgina separada per a cada compte realitzat pel llibre general. Les transaccions es registren en un llibre general com ocorre per a cada compte. Per exemple, un pagament realitzat a un creditor es registraria sota "despeses", i el mateix dia si un client va fer un pagament a l'empresa, es registraria a "ingressos". El balanç no es divideix en pàgines separades. En lloc d'això, els totals de cada categoria es registren tal com estan per a aquest període. Per exemple, els ingressos totals a 31 de desembre es registrarían i les despeses també es sumarien i es registrarían. Així, els pagaments al creditor A, B i C es sumarien, en comptes de registrar-se individualment.
Propòsit
El llibre major general s'utilitza com a font de dades per a altres documents financers, inclòs el balanç. El registre general fa un seguiment de les transaccions i manté un registre de totes les dades de la companyia per tal que es puguin compilar amb exactitud altres documents financers. Les inconsistències, els errors i les pèrdues comptables es poden seguir a través del llibre general. El balanç mostra qui l'està mirant (com ara un creditor, per exemple) el que té una empresa i el que deu a altres parts a partir de la data en què es completa. Els fulls de saldo s'utilitzen sovint per determinar si un negoci es pot qualificar de crèdit o de préstec. Els creditors, els inversors (potencials i actuals), la direcció, els proveïdors, els clients, les agències governamentals i els sindicats utilitzen el balanç per preveure on es troba l'empresa o com es veurà econòmicament pel camí. Per a un creditor, aquesta és una eina per calcular el "risc" de l'empresa en considerar un préstec. Per al CEO o el president de la companyia, el balanç ajuda a determinar si l'empresa té massa inventari o si necessita augmentar els ingressos.
