Tant si veneu widgets com si proveu serveis i coneixements tècnics, les cartes que sol·liciten el pagament en comptes vençuts són una part necessària per fer negocis. De vegades, la gent simplement ha de recordar-se sobre el seu deute. En altres ocasions, els clients poden evitar les seves obligacions. En el primer cas, aquestes cartes poden accelerar el pagament de l'import degut; en aquest últim, poden ajudar a demostrar els passos que va prendre abans de buscar esforços formals de recollida, que poden ajudar-vos a prevaler a la cort. En tots els casos, les cartes s'han de redactar de manera clara, concisa i d'una manera amable i professional
Indiqueu el saldo degut
La secció introductòria de la carta ha d'indicar clarament el saldo degut. Després d'una salutació senzilla (com "Estimat Sr Smith"), obriu la carta recordant cordialment al lector sobre l'import exacte que s'ha de pagar. Utilitzeu una declaració com "Aquesta carta és per recordar-vos el vostre saldo pendent d'ABC Corporation. Els nostres registres indiquen que el seu compte ha vençut per un import de $ 56.39. "Abans de redactar aquesta secció de la carta, verifiqueu la quantitat exacta que cal pagar amb els comptes a pagar. Adjunteu una còpia de la factura pendent a la lletra i feu referència al fitxer adjunt d'aquesta secció.
Descrigui formes d'amortització acceptables
Depenent de la naturalesa del deute, les polítiques de pagament de comptes de la vostra empresa i la rapidesa amb què voleu recuperar els diners que es deuen, la forma de pagament acceptable és un altre detall important per indicar clarament. L'efectiu a la mà és, òbviament, més ràpid que esperar per esborrar un xec personal, però depenent de la quantitat que no sigui factible exigir l'amortització d'aquesta manera. De la mateixa manera, no totes les empreses accepten targetes de crèdit, i les empreses poden acceptar la targeta d'un emissor, però no una altra. En qualsevol cas, incloeu una declaració com "El pagament es pot efectuar mitjançant efectiu, xec o targeta de crèdit. Acceptem Visa o Mastercard. Es poden realitzar xecs a Comptes a pagar ".
Demana clarament una data límit
No deixeu la data límit d'amortització oberta per a la interpretació. Utilitzeu una declaració com "Envieu aquest saldo en un termini de 10 dies laborals o poseu-vos en contacte amb la nostra oficina de manera immediata per efectuar un pagament per telèfon". En especificar una data límit, no només es reitera el sentit d'urgència del lector, sinó que també us proporciona un calendari per a quan podeu esperar el pagament i us permet considerar què fer més endavant si el pagament no es representa dins d'aquesta finestra.
Conseqüències de l'Estat per retard
Si hi ha cap conseqüència d'un retard en el pagament, indiqueu-los en el tancament de la carta. Una conseqüència comuna és la iniciació de l'acció legal formal per recuperar la quantitat a la cort. Altres conseqüències poden augmentar la disputa més elevada en l'organització o aturar els serveis. Si la carta és un avís final, utilitzeu una declaració com "Aquesta és l'avís final que rebrà. Si no rebem el pagament total en un termini de 10 dies a partir de la data d'aquesta carta, buscarem tots els recursos legals disponibles per recuperar aquest deute ".
