Quan escriviu una carta comercial, utilitzeu una línia "Atenció" que us pot ajudar a dirigir la vostra correspondència al destinatari adequat. L'ús d'una línia "Atenció" és apropiat si envieu una carta a un departament sencer, o si teniu el títol però no el nom de la persona que necessita rebre la carta. Si teniu el nom d'un individu concret, no cal que utilitzeu una línia "Atenció".
Utilitzeu una línia "Atenció" dins d'una carta comercial
Comenceu la vostra carta comercial escrivint la vostra adreça. Omet una línia i escriu la data. Passa una altra línia.
Escriviu l'adreça general de l'empresa a la qual envieu la carta. Es coneix com a adreça interna.
Omet una línia i escriu la línia "Atenció". Podeu utilitzar totes les lletres majúscules o una combinació de majúscules i minúscules. És preferible escriure "Atenció" en comptes d'abreujar-la com "ATTN" o "Attn". Seguiu-lo amb el títol del departament al qual voleu contactar. Si esteu contactant amb un particular, no cal utilitzar una línia "Atenció". En lloc d'això, utilitzeu el nom d'aquesta persona com a primera línia de l'adreça interna. Hi ha diverses opinions sobre si s'ha d'utilitzar un còlon després de "Atenció", però en el seu llibre, "Essentials of Business Communication", els autors Mary Ellen Guffey i Richard Almonte afirmen que el còlon és opcional.
Aquests són dos exemples de com es podria veure una línia "Atenció":
ATENCIÓ MANAGER DE RECURSOS HUMANS
o bé
Atenció: gerent de recursos humans
Omet una línia i escriu la salutació, seguida del cos de la lletra.
Ús d'una línia "Atenció" en una etiqueta de correu o sobre
Escriviu o escriviu primer la línia "Atenció". Tot i que és diferent del format per a l'adreça interna d'una carta comercial, aquest és el format preferit pel servei postal dels Estats Units.
Seguiu això amb l'adreça completa de l'empresa a la qual dirigeu la correspondència. Assegureu-vos d'incloure números de suites o de sòl, si els coneixeu, així com l'adreça postal, ciutat, estat i codi postal.
Comproveu l'adreça per obtenir la precisió abans d'enviar la carta.
Consells
-
Alguns estilistes creuen que la línia "Atenció" en una carta comercial mai és necessària. En general, utilitzeu-lo només quan cregueu que la vostra correspondència pot tenir dificultats per trobar el destinatari desitjat.
