Tots els negocis i persones que treballen amb el públic han de comunicar-se amb el públic en algun moment. Però no és ideal per a una festa dividir els seus recursos entre el seu negoci principal i explicar el negoci al món, és a dir, entrar a les agències de relacions públiques. Qualsevol agència de relacions públiques que valgui la seva sal utilitzarà una varietat de mètodes per convertir-se en una cara i veu efectives pel client que representa.
Obtenir la mateixa pàgina que el client
Abans que una agència de relacions públiques pugui treure el missatge en nom d'un client, ha d'esbrinar què és aquest missatge. Els representants de relacions públiques se sentin amb els seus clients al principi d'una relació per esbrinar tot el que poden sobre les seves operacions. Per a les empreses, aquesta informació inclou la declaració de missió general, els productes, els serveis i la seva comercialització. Per a figures públiques, que inclou informació sobre els projectes professionals de la persona, així com detalls sobre la vida personal que poden afectar l'opinió pública. Per a tots els clients, l'agència estableix un protocol per a l'intercanvi d'informació, de manera que mai perd la possibilitat de presentar novetats al públic.
Escriure comunicats de premsa
El producte bàsic que surt de les agències de relacions públiques és el comunicat de premsa, informació sobre l'empresa que es lliura a les agències de notícies per a la seva publicació. Les agències de notícies volen tenir comunicats de premsa, especialment en dies de notícies lents, perquè significa menys treball per omplir l'espai al document. L'advertència és que el comunicat de premsa hauria d'exigir pocs canvis d'edició; en cas contrari, els editors de notícies no voldran perdre un temps preciós sobre la informació probablement no essencial. Una manera d'avaluar la qualitat d'una agència de relacions públiques és demanar mostres de premsa i examinar-les contra les pautes d'estil Associated Press. Si els llançaments no es distingeixen fàcilment en format de notícies reals, i encara s'allunya d'una impressió positiva de l'organització representada en l'alliberament, l'agència ha fet bé el seu treball. Però a diferència d'un article de notícies real, no és important que un comunicat de premsa contingui pressupostos precisos. Sovint, l'escriptor de relacions públiques fa les cometes, però només en nom dels clients, i busca l'aprovació del client abans que aquest comunicat de premsa s'enviï a les agències de notícies.
Establir relacions amb agències de notícies
Les agències de relacions públiques han de mantenir una llista d'agències de notícies a les quals envien comunicats de premsa. Però, més important, els professionals de relacions públiques estableixen relacions de parlant amb periodistes que busquen informació sobre un client per a un article. Els professionals de relacions públiques són la porta d'entrada de tota la informació que surt de l'organització que representen. Això significa que una agència de relacions públiques serà el primer contacte del periodista per obtenir informació sobre el client, i l'agència actuarà com a portaveu del client o posarà al periodista en contacte amb la persona adequada dins de l'organització del client. De vegades, un empleat amb l'agència actua com a tercer en una entrevista per guiar preguntes i respostes en una direcció positiva.
Gestió de la presència de mitjans socials
Amb el desenvolupament de les xarxes socials, el paper dels professionals de les relacions públiques s'ha ampliat per incloure la representació de clients en línia. Si un client té un perfil de bloc, Facebook o Twitter, l'agència de relacions públiques hauria de tenir accés a ella; si el client no té cap, l'agència ha d'establir-ne un. A diferència dels comunicats de premsa, la presència de les xarxes socials és directa al públic. Com a conseqüència, l'agència no ha de preocupar-se per adherir-se al format de notícies o aparèixer parcials en nom del client, ja que ningú no espera que una figura pública o empresa no passi la seva pròpia banya. Igual que les funcions o pressupostos dels portaveus en comunicats de premsa, les actualitzacions de les xarxes socials s'han d'escriure com si la informació fos directa del client, a diferència de la perspectiva d'un tercer contractat.
