La comptabilització d'existències pot ser complicada amb normes específiques per a deutes i crèdits que afecten diversos comptes. Afortunadament, els sistemes de comptabilitat computarizados contribueixen a aquest procés, minimitzant els errors mentre realitzen moltes tasques automàticament. Les normes per a la comptabilitat d'inventaris als Estats Units es regeixen pels principis de comptabilitat generalment acceptats, també coneguts com GAAP.
Comptes
Una empresa ha de tenir com a mínim un compte per a l'inventari: un compte d'actius amb un saldo de deute normal. Les empreses de fabricació poden tenir més d'un compte d'inventari, com ara inventari de treball en procés i inventari de mercaderies acabades. Algunes empreses també utilitzen un compte de Compra (compte de dèbit) per reconèixer les compres d'inventari. Les empreses de fabricació i comercialització poden utilitzar comptes denominades Cost de mercaderies venudes o Cost de béns manufacturats. Igual que amb qualsevol compte de dèbit, tots aquests comptes s'incrementen amb deutes i es redueixen per crèdits.
Increment de l'inventari
L'augment de l'inventari es deu sovint a les compres. L'entrada al diari per augmentar l'inventari és un dèbit a l'inventari i un crèdit a l'efectiu. Si una empresa utilitza el compte de compra, l'entrada és per a càrrec del compte de compra i de crèdit en efectiu. Al final d'un període, el compte de compra es posa a zero amb l'equilibri que es mou a l'inventari. Els augments també es poden deure a la rendibilitat de les vendes i, en aquesta situació, l'entrada del diari que conté inventari és el de càrrec a l'inventari i al crèdit del cost de mercaderies venudes. Sovint, s'utilitza un compte d'inventari independent per als productes retornats, a part de l'inventari habitual.
Disminueix en inventari
Un inventari disminueix amb les vendes. L'entrada que conté l'inventari és la de càrrega / augment del cost de mercaderies venudes i de crèdit / disminució de l'inventari. En lloc de fer aquesta entrada al diari, algunes empreses calculen el cost de les mercaderies venudes en funció del recompte d'inventari al final del període. Tingueu en compte que els descomptes en vendes no afecten els comptes d'inventari: qualsevol descompte es reconeix com a part de les vendes / efectiu o vendes / comptes per cobrar només.
Ajustaments
Els comptes d'inventari es poden ajustar per pèrdues o correccions després d'un recompte d'inventari físic. Els comptadors poden disminuir el valor de l'inventari per obsolescència, per exemple. L'entrada del diari per reduir el saldo d'inventari és fer créixer un inventari i cobrar una despesa, com ara la pèrdua per la disminució del compte de mercat. Els ajustaments per augmentar l'inventari impliquen un dèbit a l'inventari i un crèdit a un compte relacionat amb el motiu de l'ajust. Per exemple, el crèdit podria anar cap a comptes a pagar o en efectiu, si l'ajust es refereix a compres no reconegudes als llibres.
