La diligència deguda és essencialment una investigació intensa que precedeix una transacció o decisió significativa. Per exemple, la diligència deguda normalment es produeix quan està molt interessat a comprar un negoci o necessita desenvolupar una presentació de vendes per a un contracte d'outsourcing important. Tot i que el procés pot portar molt de temps i sovint ha de tenir lloc darrere de les escenes, la informació que recopileu i esbosseu en un informe de diligència deguda és fonamental per prendre una bona decisió o crear una presentació eficaç.
Estructura i enfocament
Igual que amb la majoria dels altres informes formals, un informe de diligència deguda inclou un resum objectiu, un resum executiu, troballes clau, una secció de recomanacions i un o més apèndixs. El que distingeix un informe de diligència degut als altres, però, és el seu propòsit, enfocament i grau d'informació. Una vegada que finalitzi la fase activa de realitzar la diligència deguda: investiga fets, recopila dades brutes i realitza observacions presencials, la generació d'informes organitza les dades d'una manera que us permet avaluar la situació existent, identificar riscos i descobrir qüestions que proporcionen un aprofitament oportunitats.
Format i veu
La majoria de les persones utilitzen un informe de diligència degut a material de referència darrere de les escenes durant les negociacions de contractes o preus o com a font d'informació per crear una presentació de l'oferta. Independentment del propòsit, gran part del que vostè inclou en un informe de diligència deguda és informació confidencial, així que a més d'escriure per al públic objectiu i centrar-se en els objectius, només s'inclou la informació més rellevant o essencial. Utilitzeu una veu formal i presenteu dades utilitzant un escrit objectiu, imparcial i una informació d'informe separada en seccions diferents utilitzant lletres o números.
Objectius i Resum Executiu
Expliqueu els vostres motius per dur a terme la diligència deguda a la secció d'objectius. Tot i que el resum executiu apareix just després dels objectius de l'informe, i abans del cos, escriu el resum últim. El motiu és que els lectors -més sovint executius de la companyia- interessats en aquesta secció poden no trigar el temps a llegir l'informe complet. Heu d'estructurar el resum executiu perquè es llegeixi com un informe en miniatura, però alhora mantingui la seva longitud proporcional a la resta de l'informe.
Resultats i recomanacions clau
Michael Sisco, un escriptor i consultor de TI independent, diu en un article al lloc web de TechRepublic que les troballes clau haurien de centrar-se en elements que afecten el preu o les operacions en curs de l'empresa. Per exemple, si escriu un informe de diligència deguda per utilitzar-lo per a una presentació de contracte de subcontractació, incloeu problemes que suportin el vostre preu i la vostra posició, com ara avaries en el procés operatiu que mostren problemes de productivitat i rendiment. A més, inclouen ràtios de costos que mostren quant està gastant actualment la companyia per operar un servei intern, i identifiquen riscos com ara la necessitat d'invertir encara més diners per actualitzar o reemplaçar equips antics o obsolets. Destaca l'aprofitament d'oportunitats a la secció de recomanacions. Incloeu els costos d'implementació, proporcioneu una relació de rendiment de la inversió i proporcioneu un termini per realitzar estalvis o beneficis per a cada oportunitat.
