Pràcticament, totes les organitzacions es basen en ordinadors o equips informàtics per a una funció, i moltes organitzacions confien als empleats a utilitzar ordinadors cada dia. Tot i les etiquetes de preus que contenen aquestes màquines, ofereixen un retorn de la inversió de l'organització en forma de guanys d'eficiència, presentacions més professionals i fins i tot una major comunicació.
Eficiència
En els dies previs als ordinadors es va fer omnipresent a les organitzacions nord-americanes, els empleats en funcions amb funcions complexes com la comptabilitat i l'anàlisi sovint havien de realitzar càlculs avançats amb poc més que un llapis, paper i una calculadora. Els empleats encarregats de crear documents també havien d'escriure les seves produccions a mà. Les computadores van introduir un element electrònic que permet als empleats crear fitxers digitals sense necessitat d'escriure en paper, i els fulls de càlcul electrònics van permetre als empleats realitzar càlculs matemàtics complexos simplement introduint-los a la màquina. Quan una organització d'extensió de 4-H a St. Paul, Minn.,. va introduir ordinadors el 1986, segons el Journal of Extension, els agents ràpidament van obtenir millores d'eficiència en la producció de materials de formació i fins i tot generant comunicats de premsa.
Professionalitat
De la mateixa manera que les computadores permeten als empleats crear documents de forma més eficient, les màquines també ajuden els empleats a donar aquests aspectes a un aspecte refinat i professional. En lloc d'enviar un manuscrit manuscrit o mecanitzat a un diari o publicació local, per exemple, els empleats poden generar el document en una aplicació de programari, comprovar electrònicament els errors ortogràfics i gramaticals i enviar el document directament a un editor. Els professionals de vendes poden utilitzar ordinadors per generar gràfics i gràfics que demostrin els avantatges dels seus productes i serveis, i els presentadors poden utilitzar ordinadors per desenvolupar i oferir presentacions de diapositives professionals, animades i fins i tot interactives.
Compartir dades
En una llista d'avantatges d'oficina que ofereixen ordinadors, el lloc web de la informàtica Spam Laws reconeix repetidament la capacitat d'ordinadors i xarxes per facilitar l'intercanvi d'informació. Els empleats d'una ubicació poden crear documents electrònics, i els empleats d'una altra ubicació, fins i tot un altre país, poden recuperar el document només uns moments més tard. Atès que els fitxers electrònics només ocupen una quantitat molt reduïda d'espai físic, els empleats també poden portar fitxers amb ells quan viatgen o accedeixen electrònicament des d'una ubicació remota.
Comunicació
Els ordinadors habiliten la comunicació electrònica, i aquesta forma d'accés instantani representa, sens dubte, una de les avantatges més importants que els ordinadors poden oferir a una organització. Mitjançant la comunicació electrònica com el correu electrònic, la missatgeria instantània i les transmissions per Internet, els líders organitzatius poden comunicar-se amb un gran nombre d'empleats en temps real independentment de la seva ubicació física. Els ordinadors també ajuden a facilitar la comunicació electrònica amb altres actors importants, com ara inversors i proveïdors, i els clients poden utilitzar la comunicació electrònica per obtenir ràpidament el servei o fins i tot fer una comanda. Els ordinadors poden ajudar a les organitzacions a reduir els costos de comunicació, facilitant videoconferències que redueixen els desplaçaments físics o estableixen connexions de veu que eliminen la necessitat de telèfons tradicionals.
