Els escriptoris ordenats i els calaixos d'escriptori ordenats només esquinzan la superfície del que significa una bona organització. En lloc d'això, aconseguir que els seus empleats organitzin sovint volen anar endarrere i abordar l'organització d'oficines des de dins. També pot significar la incorporació d'una mica de pensament creatiu, així com mesures tradicionals i evidents, en el seu enfocament per aconseguir que els empleats s'organitzin.
Atura la multitarea
Encara que pot semblar que la multitarea és una bona manera de fer més treball, treballar en diverses tasques alhora, tant disminueix la productivitat com frustrant els intents de disposar d'empleats. Segons l'American Management Association, la disminució neta de la productivitat pot arribar fins al 75 per cent. Establir una norma clara que requereixi als seus empleats prioritzar activitats i tasques, i treballar primer o primera tasca o activitat prioritària. Això no només millora la productivitat i redueix l'estrès, sinó que també genera un flux de treball millor organitzat.
Configurar un dipòsit d'informació
Identifiqueu i configureu una ubicació central, com ara un marc d'aplicació basat en web o una unitat de xarxa compartida, per emmagatzemar formularis, plantilles de documents, còpies de les polítiques de l'empresa i qualsevol altra informació que els empleats comparteixin o accedeixin amb freqüència. Tenir una ubicació per emmagatzemar la informació d'accés habitual facilita l'accés i ajuda a mantenir a tothom organitzat. De la mateixa manera, una empresa central o departament compartida informa a tothom sobre el que passa i ajuda els empleats a crear plans diaris i setmanals.
Reunions i comunicacions
Establir expectatives clares, delegar tasques i avisar amb antelació sobre els canvis quan sigui possible. Deixar que els empleats sàpiguen el que esperen i el que volen que funcionin permetin una planificació anticipada i una millor organització. Mantenir reunions setmanals o mensuals individuals i grupals per avaluar el progrés en la reunió dels objectius assignats.Adreça una bona organització directament a través de tallers, ponents destacats i treballant amb empleats que lluiten amb la millora de les seves habilitats organitzatives. Fomenta la presa de notes durant les reunions per reduir la probabilitat que l'oblit afecti una bona organització.
Permetre temps de planificació
Cal que els empleats deixin de banda els 15 minuts per planificar al final de cada dia. Inclogui 15 minuts addicionals tots els divendres a la tarda per revisar el calendari de la propera setmana i preparar-se per a la propera setmana. Ajudar els vostres empleats a millorar les seves habilitats de planificació també millora l'organització al permetre'ls preparar materials o informació amb antelació. La planificació avançada també pot ajudar els empleats a veure on podria estar intentant encaixar massa en una jornada laboral, la qual cosa indica una necessitat de reprioritar els objectius diaris o demanar ajuda.
