Les persones que truquen poden deixar missatges al vostre correu de veu per diversos motius. Alguns missatges poden ser recordatoris amistosos a informació i contactes comercials importants. Les coses que dieu al vostre missatge de correu de veu, ja sigui un correu de veu personal o un correu de veu empresarial, tindran un paper important en quin tipus d'informació rep de qui truca. Hi ha informació bàsica que sempre haureu d'incloure al vostre correu de veu.
Missatge de sortida
El primer que heu de fer en deixar un missatge sortint és identificar el vostre nom, organització i número de telèfon. El segon que heu de fer és dirigir-vos a la vostra disponibilitat. Per exemple, és possible que vulgueu dir que no esteu disponible i que us indiqueu l'hora i el dia que tornarà. Finalment, detalli el tipus d'informació que voleu tornar al correu de veu, com ara nom, empresa, número i possiblement un missatge. Un correu de veu sortint típic podria sonar així: "Sóc Bob Smith amb Sampson, Inc. al 555-555-5555. No estaré disponible fins a les 4 hores d'avui, però deixeu el vostre nom, empresa i número i us retornaré la vostra trucada telefònica amb promptitud. Gràcies. "Recordeu que és breu i dóna instruccions clares i concises a qui truca.
Eviteu problemes
Les persones que truquen sovint poden anomenar números incorrectes. En no indicar el vostre nom, organització i número de telèfon al vostre missatge sortint, sovint podeu rebre missatges no destinats a vostè. En indicar aquesta informació, assegureu-vos que l'anomenat sap que han arribat a la persona adequada o heu marcat el número correcte. Podeu o no voler animar al vostre interlocutor a deixar un missatge. Si no els anima a deixar un missatge, us serà difícil jutjar la importància de la trucada telefònica. Si rebeu nombrosos missatges de correu de veu, aquests missatges són importants per determinar quines trucades telefòniques tornen amb promptitud i com es preparen per a la trucada telefònica de retorn. Si encoratja els missatges, haureu de demanar que l'autor truqui o resumeixi el missatge. Els missatges de veu amb explicacions de missatges llargs poden ser complicats o no podrien ser necessaris, per tant, perdre el temps.
Afegiu correu electrònic, Social Media
Atès que es comparteix tanta informació a través de les xarxes socials, probablement hauríeu de considerar afegir informació de contacte en línia al vostre missatge sortint. El repte de deixar contactes amb els mitjans socials és aconseguir que l'interlocutor entengui on deixar-lo. Pot requerir que escrigui el seu nom i no suposi que l'anomenat ho sàpiga. Si voleu que una persona que truca deixi un missatge a la vostra adreça de correu electrònic, podeu indicar que "podeu deixar-me una adreça de correu electrònic a Bob Smith a Sampson dot com" o "Podeu deixar un missatge a Bobsmith a sampson dot com "Utilitzeu el vostre millor criteri, però n'especifiqueu el vostre nom i el nom de la vostra empresa dóna al que truca la millor foto per obtenir la informació correcta. No és una bona idea esmentar les adreces URL, com per exemple a Facebook o a Twitter perquè aquestes poden ser confuses. Si creieu que són els millors llocs per deixar-vos missatges, digueu-los al missatge que surt, "També podeu deixar-me un missatge a la meva pàgina de Facebook".
