Els voluntaris ofereixen els seus serveis a les seves organitzacions benèfiques preferides, esglésies i altres organitzacions de manera gratuïta. Tanmateix, mentre que els voluntaris donen lliurement el seu temps, moltes organitzacions no volen que els seus voluntaris hagin de pagar voluntaris perquè utilitzen la seva pròpia gasolina i vehicles per arribar al treball voluntari i alguns fins i tot utilitzaran els seus vehicles personals per dur a terme el treball. Si una organització es pot permetre, sovint reemborsarà als voluntaris per les seves despeses de viatge. Tanmateix, cal tenir cura de no crear una responsabilitat fiscal pel voluntari.
Forma W-9
El formulari W-9 és una sol·licitud del número d'identificació dels contribuents. En el cas dels voluntaris, aquest seria el número de la Seguretat Social. També demana el nombre d'exempcions que té el voluntari. Si l'organització ofereix reemborsaments als voluntaris, aquest formulari s'ha d'omplir. Si els reemborsaments no es poden cobrar, la informació no serà necessària, excepte en la comptabilitat de l'organització per mostrar a qui es van pagar els reemborsaments.
Reemborsament
Per no considerar-se com ingressos, els reemborsaments han de ser per a les despeses reals de viatge que es puguin documentar sota un pla comptable. Això vol dir que els voluntaris necessiten proporcionar documentació de les despeses i que es retorni qualsevol reemborsament de les despeses reals. La documentació necessita mostrar el temps, el lloc, el propòsit empresarial i l'import de la despesa.
Despeses de transport
Les despeses de transport són per a despeses de viatge locals. Encara que això generalment es fa en un cotxe, pot incloure bitllets d'avió, bitllets d'autobús, despeses de transport i tarifes de taxi. A més, qualsevol peatge i tarifes d'estacionament. Per viatjar en un vehicle personal, pot ser difícil determinar els costos reals de coses com ara un canvi d'oli o un recàrrec de gasolina. És més fàcil reemborsar el voluntari per milla fins a la taxa de reemborsament estàndard del quilometratge federal.
Deduccions de viatges
El govern federal estableix taxes de reemborsament per a empreses, cites mèdiques, mèdiques i milles mòbils cada any en funció dels costos d'operar un vehicle. Si els voluntaris es reemborsen més que la taxa federal, l'excés es considera ingressos, en aquest cas es necessitaria la informació del formulari W-9. Si el voluntari es reemborsa a un tipus inferior, el voluntari també pot reclamar la diferència entre la taxa de reemborsament real i la taxa federal com a deducció dels impostos federals sobre la renda.
