Si teniu pensat iniciar un negoci, haureu de pensar en establir una oficina des del qual planificar i gestionar aquest negoci. Des de les computadores fins a les fotocopiadores, les oficines modernes requereixen diversos tipus d'equipament, mobiliari i subministraments per funcionar de manera eficient. L'equip d'oficina cau en algunes categories, en funció de la seva funció a l'oficina.
Què és l'equip d'oficina?
El terme "equip d'oficina" inclou qualsevol actiu a llarg termini que s'utilitzi per dur a terme tasques administratives o d'oficina. Per tant, la categoria és molt àmplia. De fet, sovint és més fàcil per als propòsits comptables i fiscals considerar el que s'exclou d'equips d'oficina. Notablement, els subministraments d'oficina i els mobles d'oficina es classifiquen i es rastreen per separat dels equips d'oficina. Els subministraments d'oficina inclouen materials que normalment esperen consumir i reemplaçar amb més regularitat. Alguns exemples inclourien articles com ara capçaleres de paper i altres articles de papereria, targetes de visita i similars. Els taulells, cadires d'escriptori, seients per a clients o clients, taules i altres mobles estan inclosos a la categoria de mobiliari d'oficina.
Equip informàtic
Les oficines modernes s'inverteixen substancialment en equips informàtics perquè mantenir-se connectat tant internament com al món sol ser una necessitat fonamental per a la missió. La majoria de les oficines necessitaran diversos equips d'escriptori i portàtils, així com impressores per crear còpies impreses de cartes, acords i altres documents. Les oficines també poden necessitar convertir còpies de documents en arxius digitals. Es requereixen escàners i cables per connectar el dispositiu a una computadora per a aquestes tasques. També es poden demanar càmeres digitals, projectors per a presentacions i impressores d'imatges.
Equip de comunicacions
Les oficines comercials depenen en gran mesura de la seva capacitat per comunicar-se amb altres departaments o ubicacions del mateix negoci, així com altres empreses, clients i proveïdors. Els telèfons també ajuden a connectar els treballadors d'oficines internament, la qual cosa ajuda a augmentar la productivitat reduint el temps de desplaçament per transmetre missatges ràpids. Les comunicacions interinstitucionals també contribueixen a fomentar una imatge més professional per als visitants d'oficines.
Mentre que les màquines de fax s'utilitzen menys en oficines comercials que en el passat, algunes empreses encara necessiten el seu ús per a la transmissió de documents de còpia impresa que no es poden escanejar. Això es troba més sovint a les oficines que gestionen registres de paper segurs, sensibles o confidencials, com ara despatxos d'advocats i oficines mèdiques.
Si una oficina requereix una quantitat substancial de preparació de documents, especialment la correspondència, pot ser prudent invertir en equips de dictat per tal que els assistents administratius puguin processar i crear còpies impreses de cartes i altres documents dictats. Altres equips de comunicacions que necessiteu una oficina comercial inclouen telèfons sense fils, contestadors, auriculars Bluetooth, dispositius mòbils o telèfons intel·ligents, gravadores de cinta, equips de gravació i visualització de vídeo i televisors o monitors de pantalla.
Equip d'oficina general
Altres oficines també poden requerir altres equips. Els armaris de fitxers són importants per mantenir còpies de documents que s'han de conservar a les instal·lacions, ja sigui per a la seva custòdia o una referència fàcil. Per la mateixa raó, una caixa forta contra incendis pot aconseguir valors i documents originals sensibles.
Alguns equips són tan omnipresents que gairebé totes les oficines els necessitaran i fer-los ús regular. Per exemple, la fotocopiadora ajuda a les oficines a crear duplicats necessaris de documents que el negoci ha de crear per a socis i clients, com ara la correspondència i els acords o contractes. Les trituradores de paper també són necessàries per disposar de manera segura de la informació sensible, propietària o d'una altra manera confidencial.
Les oficines també poden necessitar altres equips generals, com els franges de franqueig per processar el correu sortint, un fabricant d'etiquetes per a necessitats d'emmagatzematge i taules blanques per a sessions de planificació i estratègia.
