Una sol·licitud d'ocupació dóna als administradors informació important sobre un candidat a contractar. També pot proporcionar informació valuosa en el futur si es plantegen preguntes sobre la persona contractada per omplir un treball o sobre per què no s'ha contractat cap candidat en particular. El manteniment de bons registres d'ocupació pot ajudar a protegir un empresari en cas que es presentés una demanda contra la companyia.
Contractar registres
Totes les notes d'entrevistes i preguntes sobre l'ocupació han de contenir notes rellevants per facilitar una decisió de contractació. És una bona idea mantenir les sol · licituds d'ocupació per a persones que treballen per a la companyia durant la durada del seu treball, a més d'un addicional de 2 anys després d'haver acabat l'ocupació.
Sol·licitud d'aplicacions
Heu de mantenir totes les aplicacions que rebeu en resposta a qualsevol publicació o publicitat que feu per obtenir una vacant de feina. Si, en algun moment en el futur, un sol·licitant sense èxit s'al·lega que era discriminatori a l'hora de rebutjar la seva sol·licitud, és possible que hagi de presentar la seva sol·licitud i explicar-la objectivament per què no l'ha considerat. Normalment, la llei requereix que mantingueu aquestes sol·licituds durant dos anys.
Aplicacions no sol·licitades
També podeu rebre sol·licituds no sol·licitades, ja sigui per correu electrònic, personalment o per Internet. Sovint, aquesta és una font molt útil de dades dels candidats, i convidar a algú a una entrevista a partir d'una sol·licitud no sol · licitada us estalviarà molt de temps i diners per omplir les vacants, especialment aquelles que no s'esperen. Tanmateix, si ho fa, valida les sol·licituds no sol·licitades com a via d'ocupació amb la vostra empresa, i totes les aplicacions no sol·licitades adquireixen l'estat de documents legals que heu de mantenir en el fitxer. La llei és una mica menys clara quant de temps per retenir les sol·licituds no sol·licitades, però els professionals de RRHH recomanen que utilitzeu la mateixa norma de 2 anys que les sol·licitades.
Conservació d'aplicacions
Les sol · licituds de candidats sense èxit poden proporcionar un punt de partida per omplir el lloc de treball la propera vegada que quedi vacant, la raó principal que generalment es dóna per a les sol·licituds de retenció és el seu valor potencial en la defensa davant d'un plet. Diverses lleis federals i estatals prohibeixen la discriminació en la contractació per diversos motius, incloent-hi l'edat, el sexe, la religió, l'origen nacional, la discapacitat que no interfereix en el rendiment del lloc de treball i l'estat civil, entre d'altres. Els sol · licitants d'ocupació no succeïts a vegades al·leguen que es van discriminar en el procés de contractació. La vostra millor defensa contra aquests càrrecs és produir l'aplicació original i el material d'acompanyament, així com les notes contemporànies que heu fet a l'aplicació.Si segueix les millors pràctiques de contractació i contractació, aquest material proporcionarà una justificació objectiva perquè no hagueu contractat el sol·licitant.
